Jak poprawnie wykonać przelew do Urzędu Skarbowego? Poradnik krok po kroku

Kiedy będziesz musiał wykonać przelew do Urzędu Skarbowego?

Jeśli masz jakieś zobowiązania finansowe wobec państwa musisz wykonać przelew do urzędu skarbowego. O tym, na jakie konto bankowe i jakiej formatki przelewu powinieneś użyć decyduje rodzaj płaconej daniny.

Zobowiązania podatkowe płacone na mikrorachunek

Na indywidualny rachunek podatkowy, tzw. mikrorachunek, wpłacane są:

• podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT);
• podatek związany z działalnością gospodarczą (CIT);
• podatek od towarów i usług (VAT);
• inne podatki wymienione w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie rodzajów podatków, opłat lub niepodatkowych należności budżetowych, których wpłata jest realizowana przy użyciu mikrorachunku podatkowego.

Pozostałe sytuacje wymagające przelewu do US

To nie wszystkie sytuacje, w których pojawia się konieczność wykonania przelewu do urzędu skarbowego. Jest ich znacznie więcej, ale w pozostałych obowiązują inne reguły. Podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC), podatek od spadków i darowizn czy mandaty karne płaci się na rachunki bankowe konkretnych urzędów skarbowych. Bywa, że są to konta dedykowane dla danego województwa lub całego kraju.

Przygotuj się do przelewu – lista kontrolna niezbędnych danych

Po ustaleniu ogólnych zasad płacenia podatków, przyjrzyjmy się kwestiom „technicznym” związanym z przekazaniem daniny. Najważniejszą rzeczą jakiej potrzebujesz do wykonania przelewu podatkowego jest właściwy numer konta bankowego.

Indywidualny mikrorachunek podatkowy – co to jest i jak go znaleźć?

Indywidualny Rachunek Podatkowy, tzw. mikrorachunek, przypisany jest do podatnika, który posługuje się nim niezależnie od aktualnego miejsca zamieszkania/prowadzenia działalności gospodarczej. Otrzymasz go w urzędzie skarbowym lub wygenerujesz samodzielnie na bezpłatnej, oficjalnej stronie urzędowej www.podatki.gov.pl Wystarczy Ci do tego komputer stacjonarny lub urządzenie mobilne z dostępem do internetu oraz znajomość numeru PESEL lub NIP.

Identyfikator podatkowy – NIP czy PESEL?

Druga ważna rzecz, to identyfikator podatkowy, który pozwoli urzędowi podatkowemu rozpoznać od kogo pochodzi płatność.

Możliwe, że posiadasz zarówno NIP, jak i PESEL, i zadajesz sobie pytanie, którego z tych numerów użyć. Zasada jest prosta:

• PESEL podają osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej lub nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT.
• NIP wpisują prowadzący działalność gospodarczą albo będący podatnikami VAT lub płatnikami składek na ubezpieczenia (społeczne, zdrowotne).

Symbol formularza podatkowego – skąd go wziąć i który wybrać?

Ważne też jest, byś wybrał odpowiedni wzór formularza przelewu, gdyż każdy z nich zawiera nieco inny zestaw informacji, zależnie od tego, jakiego podatku dotyczy.

Poniżej znajdziesz zestawienie najpopularniejszych symboli.

Kilka informacji praktycznych

Najpopularniejszymi rodzajami przelewu są niewątpliwie te z symbolami PIT. Oto oznaczenia, z którymi styka się większość podatników:

• PIT-5(L) – miesięczne zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą opodatkowaną według skali podatkowej (na zasadach podatku liniowego);
• PIT-28 – zryczałtowany podatek dochodowy od przychodów ewidencjonowanych;
• PIT-36 – podatek dochodowy od osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, rozliczenie roczne;
• PIT-37 – podatek wynikający z rocznego zeznania osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (pracownicy, zleceniobiorcy);
• PIT-38 – podatek od zysków kapitałowych.

Zwracamy uwagę jeszcze na kilka kwestii praktycznych:

• przedsiębiorcy zaliczki podatkowe za zatrudnionych przez siebie pracowników wpłacają zbiorczo na swój mikrorachunek podatkowy, na formularzu przelewu PIT-4R;
• osoby wspólnie rozliczające się z podatków dopłacają brakującą kwotę na Indywidualny Rachunek Podatkowy podatnika dokonującego rozliczenia, czyli osoby wymienionej w zeznaniu podatkowym jako pierwsza;
• jeśli podatnik nie posiada numeru PESEL lub NIP i czeka na jego nadanie, to wpłaca należność rachunek podatkowy swojego urzędu skarbowego (według miejsca zamieszkania lub siedziby firmy), podając w tytule numer dokumentu tożsamości (np. paszportu, dowodu osobistego), aby urząd mógł zidentyfikować podatnika i prawidłowo rozliczyć wpłatę;
• w przypadku dokonania przelewu podatku na niewłaściwy rachunek, albo na IRP kogoś innego należy się zgłosić do urzędu skarbowego z potwierdzeniem płatności i opisać sytuację prosząc o dokonanie zmian w dokumentacji.

Metody płatności – jak najwygodniej wykonać przelew?

Możliwości zapłacenia podatku jest bardzo wiele. Można je podzielić na dwie grupy, zależnie od tego, czy preferujesz korzystanie z nowoczesnych form płatności, czy wolisz metody bardziej tradycyjne.

Przelew online: bankowość internetowa i aplikacja mobilna

Najprostszą i najwygodniejszą metodą dokonania płatności na rzecz urzędu skarbowego jest przelew w bankowości elektronicznej. Można go zrealizować z dowolnego miejsca i w dogodnym dla siebie czasie. Duża zaletą tego typu płatności jest dostępność gotowych formularzy przelewu zawierających pola niezbędne do prawidłowego zidentyfikowania przez urzędników skarbowych kto i z jakiego tytułu, za jaki okres wpłaca podatek.

W przypadku dokonywania przelewu na konto konkretnego urzędu (np. za otrzymany mandat) w formularzu jest już numer właściwego rachunku bankowego, więc rolą płacącego jest jedynie podanie kwoty należności i ewentualnie wskazanie tytułu zobowiązania (np. numer decyzji, seria i numer druku mandatu).

Przelew tradycyjny: poczta, bank, kasa urzędu

Oczywiście istnieje też możliwość zlecenia przelewu w placówce bankowej lub wysłania przekazu pocztowego. Wówczas trzeba mieć przygotowany numer indywidualnego rachunku podatkowego lub numer konta urzędu skarbowego, na które mają trafić pieniądze i podać pracownikowi dane niezbędne do prawidłowego zidentyfikowania płatności przez skarbówkę (rodzaj zobowiązania, okres jakiego dotyczy itp.).

Wzór wypełnienia wpłaty na poczcie na rzecz Krajowej Administracji Skarbowej

Źródło: Poczta Polska

Trzeba pamiętać, że o ile przelew zostanie zaksięgowany na koncie urzędu najpóźniej kolejnego dnia roboczego, to przekaz pieniężny może dotrzeć na właściwy rachunek znacznie później, co może spowodować naliczenie odsetek za zwłokę

Taka forma dokonania płatności wiąże się z dużym ryzykiem błędu, który uniemożliwi właściwe zaksięgowanie pieniędzy lub opóźni ten moment; ponadto może się też wiązać z pobraniem opłaty.

Możliwe też jest opłacenie należności bezpośrednio w kasie urzędu skarbowego (na ogół musi to być płatność bezgotówkowa, bo większość urzędów zlikwidowała własne kasy gotówkowe, aby nie ponosić kosztów ochrony i transportu pieniędzy) lub za pomocą opłatomatu stojącego w budynku. Dzień dokonania transakcji uznaje się za datę wpływu podatku na konto.

Co dalej? Potwierdzenie i ewentualne problemy

Po wysłaniu przelewu do urzędu skarbowego zostanie on odnotowany w historii rachunku, z którego przekazywałeś pieniądze. Jest też możliwość upewnienia się, że pieniądze dotarły do skarbówki i zostały prawidłowo zaksięgowane

Jak sprawdzić, czy przelew do US dotarł?

W tym celu należy zalogować się na swoje konto w e-Urzędzie Skarbowym (poprzez bankowość elektroniczną banku, z którego usług korzystasz, z wykorzystaniem mObywatela, e-dowodu, podpisu zaufanego lub z pomocą danych podatkowych). W menu po lewej stronie znajdziesz zakładkę Rozliczenia, w której znajdziesz tabelę z symbolami podatków, którym podlegasz, wraz z informacją o ich statusie.

Sposób prezentacji stanu rozliczeń podatkowych w e-Urzędzie Podatkowym

Źródło: własne

Gdybyś nie uregulował podatku w terminie, w tym miejscu zobaczysz informację o odsetkach należnych na dany dzień, a także koszty upomnienia. Po kilku dniach od dokonania wpłaty fakt jej zaksięgowania zostanie odnotowany w tabeli dostępnej po wybraniu opcji Więcej.

W osobnej zakładce Mandaty znajdziesz podobne informacje na temat mandatów jakie otrzymałeś, zarówno karnych (np. od policjanta), jak i karno-skarbowych (od urzędników skarbowych).

Co zrobić, gdy pomylisz dane w przelewie?

Możliwe są sytuację z gatunku „nic się nie stało”, jak i takie, które będą wymagały wyjaśnienia.

Do pierwszej kategorii należą pomyłki związane z przesłaniem za niskiej/wysokiej kwoty. Gdy w formularzu przelewu wpiszesz niższą kwotę niż wynosi należny podatek, to po prostu jak najszybciej wpłać różnicę. Wysłanie wyższej kwoty oznacza powstanie nadpłaty, którą będziesz mógł odliczyć od kolejnego przelewu z tytułu tego samego podatku. Masz też prawo wystąpić z wnioskiem o zwrot nadwyżki na wskazane konto bankowe.

W tej grupie mieszczą się też przelewy na numer rachunku, który nie istnieje. Wówczas pieniądze po pewnym czasie (na ogół w kolejnej sesji rozliczeń międzybankowych Elixir) wrócą na Twoje konto. Jeśli upływa termin płatności podatku, to najlepiej, nie czekając na powrót środków, wykonać kolejny przelew, tym razem na właściwe konto.

Możliwe też jest, że wpisany przez Ciebie numer rachunku istnieje i pieniądze zostaną na nim zaksięgowane albo, że pomylisz formularz przelewu (np. skorzystasz z formatki PIT zamiast VAT), wskażesz niewłaściwy okres rozliczeniowy (np. kwartał zamiast miesiąc). Wówczas musisz się skontaktować z urzędem skarbowym i wyjaśnić sprawę. Konieczne działania będą różne, zależnie od rodzaju popełnionego błędu.

Najważniejsze, byś ustalił, co dokładnie musisz zrobić w swojej konkretnej sytuacji. W tym celu udaj się do urzędu skarbowego lub opisz jaki błąd popełniłeś w korespondencji wysłanej po zalogowaniu się do e-Urzędu Skarbowego. Po otrzymaniu wyjaśnień postępuj według wskazówek urzędnika skarbówki.

Przelew podatkowy za inną osobę – czy to możliwe?

Opłacenie podatku w imieniu innej osoby możliwe jest pod pewnymi warunkami, wskazanymi w artykule 62b ordynacji podatkowej.

Bez żadnych ograniczeń zobowiązanie podatkowe mogą uregulować najbliżsi podatnika (małżonek, jego zstępni i wstępni, pasierb, rodzeństwo, ojczym i macocha) i wówczas uznaje się, że należność została opłacona z jego środków. Identyczne założenie przyjmuje się, gdy zapłaty podatku dokonała inna osoba, o ile należność podatkowa nie była wyższa niż 1000 zł.

Zapłata podatku przez inny podmiot nie powoduje wygaśnięcia zobowiązania podatkowego podatnika. Takie środki traktowane są jako nienależne fiskusowi i zwracane do wpłacającego.

Niezależnie od tego kto dokonuje wpłaty najważniejsze jest, by podany został prawidłowy numer rachunku bankowego (mikrorachunek podatnika a nie wpłacającego lub numer konta właściwego urzędu skarbowego) a dane przelewu umożliwiały identyfikację zobowiązania (odpowiedni formularz, np. PIT, VAT, właściwe określenie okresu, którego dotyczy zobowiązanie).

Wspomniany artykuł ordynacji podatkowej mówi jeszcze, że jeżeli podatek zabezpieczony jest hipoteką przymusową lub zastawem skarbowym, to jego zapłaty może dokonać aktualny właściciel przedmiotu hipoteki przymusowej lub zastawu skarbowego.

Gdzie szukać pomocy w razie wątpliwości?

Informacji, które rozwieją Twoje wątpliwości możesz szukać na stronie rządowej poświęconej podatkom albo kontaktując się z Krajową Administracją Skarbową na jeden z dostępnych sposobów. To tam uzyskasz wiarygodne i aktualne wyjaśnienia. Gdybyś zdecydował się na korzystanie z tekstów poradnikowych, to zwróć uwagę na datę publikacji materiału. Przepisy często się zmieniają i wiadomości sprzed wielu miesięcy mogą już być nieaktualne.