Ranking kart paliwowych – wrzesień 2023 r.

Karta paliwowa to specyficzny instrument płatniczy umożliwiający bezgotówkowe płatności za paliwo na określonych stacjach benzynowych. Daje również dostęp do zniżek i rabatów na niektóre akcesoria samochodowe oraz pozwala na regulowanie opłat drogowych. W naszym tekście wyjaśniamy, na jakiej zasadzie działa karta paliwowa i czy jej wyrobienie jest opłacalne.

Kto może skorzystać z karty paliwowej?

Karta paliwowa to rozwiązanie przeznaczone dla właścicieli firmowych samochodów, a także użytkowników aut służbowych. Mogą z niej korzystać zarówno małe jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i duże przedsiębiorstwa dysponujące rozbudowanym taborem pojazdów. Kartę paliwową mogą także wyrobić osoby prywatne, jednak pod wieloma względami różni się ona od kart firmowych i bardziej przypomina kartę lojalnościową.

Jak działa karta paliwowa?

Karta paliwowa wygląda identycznie jak karta płatnicza wydawana przez banki - jest wykonana z plastiku i posiada wbudowany mikroprocesor umożliwiający realizację transakcji bezgotówkowych za pośrednictwem terminali płatniczych. Także większość oznaczeń zamieszczonych na awersie karty jest podobna do danych widniejących na kartach bankowych. Są to:

• nazwa i logotyp wystawcy,
• unikalny numer karty,
• nazwa klienta (firmy, która zamówiła plastik),
• data ważności (MM/RR),
• oznaczenie zasięgu (karta lokalna bądź międzynarodowa - INT/PL).

Natomiast elementem, którego nie znajdziemy na karcie bankowej, jest międzynarodowy kod numeryczny (od 60 do 65) określający rodzaj towarów dostępnych na kartę. Przykładowo, kartą z kodem 60 możemy zapłacić jedynie za olej napędowy, AdBlue + opłaty drogowe, natomiast kod 65 pozwala na zakup wszystkich produktów i usług dostępnych na danej stacji paliw (oprócz alkoholu).

Opcjonalnie na karcie może zostać wytłoczony numer rejestracyjny pojazdu lub imię i nazwisko osoby uprawnionej do jej użycia (np. kierowcy) oraz symbol/symbole sieci paliwowych honorujących daną kartę.

Budowa karty paliwowej BP

Źródło: Instrukcja używania kart paliwowych BP

Także płatność kartą paliwową przebiega podobnie, co transakcja z użyciem karty bankowej. Po zatankowaniu paliwa należy udać się do kasy, włożyć kartę do czytnika terminala, wpisać kod PIN i zatwierdzić transakcję. Opcjonalnie należy też podać stan licznika tankowanego samochodu.

Warto w tym miejscu wspomnieć, że pracownik stacji jest uprawniony do weryfikacji użytkownika karty, dlatego może go poprosić o okazanie dokumentu tożsamości (w przypadku karty imiennej) lub dowodu rejestracyjnego auta (w przypadku kart przypisanych do określonego pojazdu).

Każda transakcja jest zapisywana w systemie elektronicznym emitenta karty, dlatego po dokonaniu płatności nie trzeba czekać na wystawienie faktury. Jest to udogodnienie, które przede wszystkim pozwala zaoszczędzić czas kierowcy.

Dodatkowe korzyści

Jak już pisaliśmy, podstawową funkcją karty paliwowej są transakcje bezgotówkowe umożliwiające szybkie tankowanie paliwa na stacjach benzynowych. Jednak sięgając po ten specyficzny instrument płatniczy, będziemy mogli skorzystać z wielu dodatkowych profitów. Ich lista przedstawia się następująco.

Zniżki i rabaty na paliwo

Płacąc kartą, możemy kupić paliwo za nieco niższą kwotę, niż wynosi cena detaliczna obowiązująca na danej stacji benzynowej. Z reguły koncerny paliwowe oferują rabaty na poziomie 7 - 10 groszy za litr benzyny / LPG / oleju napędowego.

W zależności od wystawcy karty zniżki mogą być naliczane od tzw. ceny „na słupku” (czyli ceny podawanej na stojącym obok stacji pylonie reklamowym) lub od obowiązującej w danym dniu ceny hurtowej. Ta ostatnia jest codziennie aktualizowana i publikowana na stronach internetowych poszczególnych wystawców karty, tak więc przed zatankowaniem łatwo ją zweryfikować.

Warunkiem otrzymania zniżki jest zakup określonej ilości paliwa w miesiącu, przy czym w zależności od emitenta limit ten oscyluje w granicach od 400 do 1000 litrów. Oczywiście, możemy zadeklarować wyższe miesięczne zużycie, a wówczas mamy szansę na większe rabaty, sięgające nawet kilkudziesięciu groszy na litrze.

Bezgotówkowe płatności za myto i akcesoria samochodowe

Karty paliwowej możemy także użyć do regulowania należności za opłaty drogowe, przeprawy promowe, przejazdy tunelem i płatne parkingi. Karta ułatwi nam również uzyskanie rabatów na zakup akcesoriów na stacji benzynowej (smary, oleje, płyny do spryskiwaczy) i korzystanie z myjni samochodowych. Niektóre karty dedykowane dużym przewoźnikom dają ponadto dostęp do tańszych usług serwisowych, takich jak naprawy w trasie, wymiana opon, holowanie pojazdu, transport kolejowy czy konwojowanie.

Kolejnym benefitem związanym z posiadaniem karty paliwowej są programy lojalnościowe, polegające na zbieraniu punktów za zakupy wybranych produktów na stacjach danej sieci, które następnie można wymienić na nagrody rzeczowe i kupony rabatowe. Ciekawą propozycją jest również upominkowa karta paliwowa dla pracownika, którą oferują niektórzy emitenci (np. PKN Orlen). Takie karty można doładować dowolną kwotą i wręczyć pracownikom szczególnie zaangażowanym w rozwój firmy.

Kontrola wydatków na paliwo

Korzystanie z karty paliwowej ułatwia monitorowanie wydatków na paliwo. Właściciel plastiku zyskuje dostęp do panelu klienta, w którym każda transakcja kartą jest widoczna w czasie rzeczywistym. Dzięki temu na bieżąco śledzi zużycie paliwa na trasie i ma wgląd w służbowe wydatki ponoszone przez zatrudnionych przez siebie kierowców.

Szybki dostęp do informacji o kosztach przejazdu ma jeszcze jedną, istotną zaletę - pozwala ustalić, jaką ilość paliwa na 100 km spala dany samochód i czy nie tankuje zbyt często (co może świadczyć o usterce pojazdu lub nadużyciach kierowcy).

Łatwiejsza księgowość

Karta paliwowa usprawnia również proces fakturowania wydatków na paliwo. Na koniec ustalonego w umowie okresu rozliczeniowego emitent wystawia zbiorczą fakturę, na której są ujęte wszystkie płatności wykonane w określonym okresie wszystkimi posiadanymi przez nas kartami. Kierowcy na stacji benzynowej nie muszą płacić gotówką - odpada więc problem z księgowaniem zaliczek. Nie muszą też zbierać faktur za każde tankowanie, co ułatwia utrzymanie porządku w firmowej dokumentacji. Ponadto jedna zbiorcza faktura zamiast kilkudziesięciu dokumentów zakupowych pozwala zredukować koszty związane z zewnętrzną obsługą księgową.

Rodzaje kart paliwowych

Najczęstszym kryterium podziału kart paliwowych jest zasięg terytorialny ich funkcjonowania. W obrębie tej kategorii wyróżniamy:

• karty krajowe działające wyłącznie na terenie Polski,
• karty międzynarodowe ważne na terenie Europy, a niekiedy także na terenie Bliskiego Wschodu (lista krajów, w których karta jest akceptowana, zależy od konkretnego emitenta).

Natomiast w zależności od tego, na kogo karta jest wystawiona, wyodrębniamy 3 rodzaje kart paliwowych:

• na okaziciela - ten rodzaj karty jest wystawiony na firmę i w zależności od sytuacji może być używany przez różnych kierowców,
• imienną - przypisaną z imienia i nazwiska do konkretnego pracownika. Jego dane są zamieszczone na awersie karty i sprawdzane podczas tankowania pojazdu,
• na numer rejestracyjny samochodu - z kolei ta karta jest przypisana do określonego pojazdu, nie da się nią zapłacić za tankowanie innego auta.

Podstawą kolejnej klasyfikacji jest emitent karty. W obrębie tej kategorii funkcjonują karty:

• udostępniane przez polskie i zagraniczne koncerny paliwowe, np. BP, Orlen, Shell, AMIC. Posiadacze kart mogą korzystać z usług tylko jednej marki, co w praktyce przekłada się na konieczność tankowania na określonych stacjach paliw,
• oferowane przez niezależnych operatorów kart paliwowych (np. DKV, LOMO, UTA). Są to międzynarodowe firmy niezwiązane z żadną konkretną marką, dysponujące rozbudowaną siecią punktów akceptacji w różnych krajach Europy,

Warto w tym miejscu wspomnieć, iż karty paliwowe są również proponowane przez pośredników współpracujących z kilkoma emitentami.  Dobrym przykładem może być tutaj Flotex Polska, posiadający w swoim portfolio kartę Flota wydaną przez PKN Orlen, kartę BP Plus, kartę Shell Card, karty Moya oraz kartę Amic Fleet Card sygnowaną przez Amic Energy.

Dystrybucją kart mogą się też zajmować firmy oferujące leasing samochodowy oraz długoterminowy najem pojazdów. Karta paliwowa wchodzi wówczas w skład pakietu usług dodatkowych, z którego mogą skorzystać klienci.

Karty paliwowe możemy również podzielić ze względu na profil klienta. Biorąc pod uwagę to kryterium, wyróżniamy:

• karty przeznaczone dla klientów indywidualnych,
• karty dla mikro i małych firm, obejmujące niewielki pakiet usług dodatkowych,
• karty flotowe z rozbudowanym pakietem dodatkowych korzyści przygotowane dla dużych przewoźników.

Karty paliwowe prepaid czy z limitem kredytowym?

Wśród kart paliwowych możemy wyróżnić także karty prepaid i karty z limitem. Te pierwsze działają na identycznej zasadzie co przedpłacone karty bankowe - możemy je zasilić dowolną kwotą i doładować po wyczerpaniu środków. Ważne! Niektórzy wystawcy kart narzucają minimalną kwotę doładowania, warto więc przez wyrobieniem karty dopytać o tę kwestię.

Karty prepaid są zwykle oferowane mniejszym firmom, a ich wyrobienie jest szybkie i proste. Aby je otrzymać, wystarczy wypełnić elektroniczny wniosek na stronie emitenta, a następnie podczas rozmowy z konsultantem podać podstawowe dane firmy. Umowa jest podpisywana online za pomocą kodu SMS, zaś aktywacja karty następuje wraz z pierwszą wpłatą i dopiero po jej zaksięgowaniu emitent wysyła PIN do karty.

Do największych atutów przedpłaconych kart paliwowych możemy zaliczyć:

• sprowadzoną do niezbędnego minimum procedurę ich wydania - wystawca nie ocenia zdolności kredytowej klienta, nie wymaga również wniesienia zabezpieczeń, co znacznie ułatwia otrzymanie plastiku,
• niski koszt obsługi - zwykle jest to kilkuzłotowa miesięczna opłata za użytkowanie karty (warto jednak dodać, że część emitentów może również pobierać prowizję za jej wydanie),
• bezpieczeństwo transakcji - posiadacze kart mogą wprowadzać dzienne lub tygodniowe limity transakcyjne. Nie są to jednak limity kwotowe, lecz limity paliwa, które można zakupić w danym okresie. Większość wystawców kart umożliwia również czasowe lub stałe zablokowanie karty w dedykowanym panelu klienta. Wszystkie te funkcje mają na celu ograniczenie ryzyka związanego z kradzieżą i nieuprawnionym użyciem karty.

Natomiast karta paliwowa z limitem przypomina bardziej kredyt kupiecki, a jej otrzymanie wiąże się z dokładną analizą wiarygodności kredytowej klienta. Ostateczna wysokość limitu jest ustalana indywidualnie i zależy od kondycji finansowej firmy oraz liczby aut wchodzących w skład floty. Pod uwagę brana jest także historia kredytowa wnioskodawcy, a nawet czas działalności firmy na rynku (z reguły przedsiębiorstwo może liczyć na podpisanie umowy, o ile funkcjonuje co najmniej 6 miesięcy). Bywa również, że przy szczególnie wysokich limitach wystawca karty narzuca klientom dodatkowe zabezpieczenia. Mogą one przybrać formę kaucji gwarancyjnej (depozytu), gwarancji bankowej lub ubezpieczenia. Wszystko to sprawia, że wyrobienie karty paliwowej z limitem jest bardziej sformalizowane i czasochłonne niż uzyskanie karty przedpłaconej.

Po podpisaniu umowy z emitentem użytkownik tankuje paliwo niejako „na kredyt”, a każda płatność kartą jest zapisywana w elektronicznym systemie. Na koniec okresu rozliczeniowego emitent wystawia jedną zbiorczą fakturę, na której wyszczególnione są wszystkie zakupy i usługi z dokładnym określeniem czasu i miejsca transakcji. Po zapłaceniu faktury limit na wydatki zostaje automatycznie odnowiony.

Reasumując, ten rodzaj karty pozwala przesunąć płatność za paliwo w czasie, dlatego kartę paliwową z limitem nazywamy także kartą z odroczonym terminem płatności.

Karta paliwowa dla osób prywatnych

Karta paliwowa dla klientów indywidualnych tak naprawdę nie jest instrumentem płatniczym, a jedynie imienną kartą lojalnościową. Nie da się nią bezgotówkowo zapłacić za paliwo, umożliwia jednak skorzystanie z atrakcyjnych rabatów i zniżek na produkty oferowane przez danego wystawcę (np. benzynę, myjnię, spryskiwacze). Niekiedy pozwala również na zbieranie punktów, które można wymienić na nagrodę rzeczową.

Ten rodzaj kart jest udostępniany przez duże koncerny paliwowe i działa wyłącznie na terenie Polski. Karty paliwowe dla osób prywatnych można zamówić na stacji paliw lub na stronie emitenta. Niektóre z nich są aktywne natychmiast po ich wydaniu, inne trzeba najpierw zarejestrować w panelu klienta.

Karta paliwowa dla małej firmy - jaką wybrać?

Mniejsze firmy, dysponujące niewielką liczbą pojazdów i wydające na paliwo mniej niż 10-14 tys. miesięcznie, powinny rozważyć wyrobienie karty przedpłaconej. Argumentem przemawiającym za tym rozwiązaniem jest uproszczona weryfikacja klientów, a także niski koszt obsługi plastiku. Posiadacze kart przedpłaconych są zwolnieni z obowiązku wpłaty kaucji gwarancyjnej, nie muszą również tankować określonej ilości paliwa w miesiącu. Jednak ten rodzaj kart z reguły daje dostęp do mniejszych zniżek i znacznie skromniejszego pakietu dodatkowych korzyści.

Karty paliwowe dla dużych firm transportowych - na co warto zwrócić uwagę?

Dla większości firm flotowych decydującą rolę przy wyborze karty będzie miał jej zasięg terytorialny oraz wysokość dostępnych rabatów. Warto jednak zwrócić uwagę na funkcjonalności dostępne w panelu klienta, jako że wiele z nich ułatwia zarządzanie flotą. Zanim więc skorzystamy z konkretnej karty, sprawdźmy, jakie dodatkowe udogodnienia oferuje jej wystawca. Przykładowo, może to być:

• ustanowienie górnego limitu dla pojedynczej płatności,
• uzyskanie informacji o ilości zakupionego paliwa, miejscu tankowania, liczbie przejechanych kilometrów,
• ustawienie alertów dla pojazdów przekraczających ustaloną normę zużycia benzyny,
• samodzielne skonfigurowanie pakietu usług powiązanych z daną kartą i wprowadzenie ograniczeń związanych z zakupami (np. płatność jest możliwa tylko w określonych godzinach lub za określony rodzaj paliwa),
• włączenie opcji "zawsze podawaj stan licznika przy tankowaniu",
• możliwość zablokowania podejrzanych transakcji,
• sprawdzanie stanu bieżących zobowiązań i wystawionych faktur z wyszczególnieniem dat, rodzajów, ilości i wartości nabytych produktów,
• raporty z tankowania poszczególnych pojazdów + historia transakcji dokonywanych wszystkimi kartami firmy.

Oprócz funkcji ułatwiających kontrolę nad flotą pojazdów i ograniczających ryzyko nadużyć ze strony pracowników wystawca karty może oferować rozwiązania pozwalające na optymalizację przejazdów. Może być to np. działająca w trybie online wyszukiwarka stacji benzynowych z aktualnymi cenami paliw lub możliwość rezerwacji miejsc na promach i płatnych parkingach.

Karta paliwowa a odliczenie VAT

Kwestią, która budziła (i budzi nadal) wiele wątpliwości, jest kwalifikowanie dla celów VAT transakcji z wykorzystaniem kart paliwowych. Przypomnijmy, że w tej sprawie zapadło już kilka wyroków, m.in. wyrok NSA z 2012, orzeczenie NSA z 2014 r. czy wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w 2019 r. Niestety, wydawane w poszczególnych latach orzeczenia były wobec siebie sprzeczne i zależały od tego, jak sąd interpretował rolę podmiotu emitującego kartę paliwową.

W ocenie NSA z 2012 r. oraz TSUE z 2019 r. wystawca karty udostępniał swoim klientom instrument podobny do kredytu celowego, w ramach którego przedsiębiorcy mogli finansować zakup paliwa. Tym samym oferował usługę finansową, która w polskim prawie podatkowym jest zwolniona z VAT-u. Skoro wystawca karty nie był opodatkowany, to również jego klienci nie mogli odliczyć VAT od transakcji.

Z kolei w 2014 r. Naczelny Sąd Administracyjny uznał, jeżeli emitent karty paliwowej ma wpływ na istotne elementy transakcji, można ją uznać za transakcję łańcuchową. Ta przesłanka teoretycznie umożliwiała podmiotom korzystającym z karty paliwowej odliczenie VAT-u, jednak w praktyce była często kwestionowana przez urzędy skarbowe.

Reasumując, brak jasnych wytycznych sprawił, że kwalifikowanie dla celów VAT transakcji z wykorzystaniem kart paliwowych przypominało rosyjską ruletkę - przedsiębiorca nie miał pewności, czy fiskus nie zaneguje odliczenia i nie wystąpi o zwrot należności. W związku z tym w lutym 2021 r. Ministerstwo Finansów wydało interpretację ogólną, która w zamyśle miała uporządkować ten podatkowy chaos.

Piszemy "w zamyśle", gdyż regulacja nie określiła warunków, które trzeba spełnić, aby móc odliczyć podatek. Zostały w niej natomiast wymienione czynniki, które uniemożliwiają potrącenie VAT-u. Z taką sytuacją mamy do czynienia, gdy odbiorca (posiadacz karty):

• nabył paliwo bezpośrednio od dostawcy stacji paliw,
• jako jedyny zdecydował o momencie zakupu, miejscu nabycia paliwa, jego ilości i jakości oraz sposobie wykorzystania,
• ponosił całość kosztów związanych z nabyciem paliwa (z wyłączeniem podmiotu pośredniczącego),
• rolą podmiotu pośredniczącego było jedynie udostępnienie odbiorcy instrumentu finansowego w postaci karty paliwowej, dzięki czemu odbiorca mógł nabyć paliwo.

Biorąc pod uwagę powyższe przesłanki, korzystanie z kart wydawanych przez pośredników (leasingodawców/ firmy oferujący długoterminowy wynajem pojazdów) wciąż może zostać zakwalifikowane przez fiskusa jako usługa finansowa bez możliwości odliczenia VAT. Inaczej ma się sprawa z kartami emitowanymi przez koncerny paliwowe oraz niezależnych operatorów - w ich przypadku przedsiębiorca ma prawo do zwrotu VAT zapłaconego w cenie paliwa i opłat drogowych.

Warto w tym miejscu dodać, że niemal wszyscy liczący się wystawcy kart paliwowych oferują swoim klientom pomoc w odzyskaniu VAT-u w Polsce i za granicą. Z reguły ta usługa jest płatna i występuje w dwóch wariantach:

• standardowej, w której emitent karty bierze na siebie wszystkie formalności związane ze zwrotem podatku i gwarantuje szybkie odzyskanie należnych środków,
• przyspieszonej, w której emitent wystawia fakturę zbiorczą na kwotę brutto, natomiast przedsiębiorca reguluje ją na kwotę netto.

Czy karta paliwowa się opłaca?

Karta paliwowa może zapewnić wiele korzyści, jednak tylko wtedy, gdy będzie pasowała do specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej. Dlatego zanim zdecydujemy się na nawiązanie współpracy z danym emitentem, powinniśmy rozważyć następujące kwestie:

• czy lokalizacja stacji benzynowych akceptujących karty wystawcy pokrywa się z obszarem, na którym działa nasza firma?
• na jakich rabatach najbardziej nam zależy (wyłącznie na paliwo, dodatkowo na myjnie i na akcesoria samochodowe)?
• jaką ilość paliwa miesięcznie zużywają nasze firmowe pojazdy? Ile będziemy mogli zaoszczędzić na zniżkach? Czy bardziej korzystna będzie cena pylonowa czy hurtowa?
• czy biorąc pod uwagę kondycję finansową naszej firmy, lepszym wyjściem będzie karta przedpłacona, którą możemy zasilić w dowolnym momencie, czy karta oferująca odroczony termin płatności?
• jakie dodatkowe funkcjonalności karty są dla nas ważne (monitoring wydatków na paliwo, zarządzanie flotą, rozliczanie podatku VAT w Polsce i za granicą, kontrola pracowników?
• czy posiadanie karty wiąże się ze spełnieniem dodatkowych warunków, takich jak wniesienie depozytu czy konieczność zakupu określonej ilości paliwa w miesiącu? Czy nasza firma będzie w stanie wywiązać się z tych obowiązków?
• jak kształtuje się koszt obsługi plastiku? Czy wystawca pobiera prowizję za prowadzenie karty, a jeśli tak, czy jest to stała miesięczna opłata czy procent od ceny zatankowanego paliwa?
• czy zakupy kartą wystawioną przez danego emitenta uprawniają do odliczenia VAT-u?

Reasumując, karta paliwowa tylko wtedy będzie opłacalna, gdy faktycznie pozwoli na zmniejszenie wydatków na paliwo i ułatwi nam zarządzanie flotą. Jednak wybór odpowiedniego produktu wcale nie jest prosty. Lista firm oferujących karty paliwowe jest długa, a poszczególni emitenci z reguły proponują kilka rodzajów plastiku, tak więc samodzielna analiza poszczególnych ofert może być czasochłonnym i żmudnym zajęciem.

Aby ułatwić Wam to zadanie, przygotowaliśmy ranking uwzględniający najpopularniejsze karty paliwowe w Polsce. Znajdziecie w nim najważniejsze parametry, na które warto zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy o kartę. Mamy nadzieję, że nasze regularnie aktualizowane zestawienie ułatwi Wam wybór karty najlepiej dopasowanej do Waszych oczekiwań i potrzeb.