Jak tworzymy ranking kont dla wspólnoty mieszkaniowej?
Przygotowując nasze zestawienie kont dedykowanych wspólnotom mieszkaniowym, przyjęliśmy, że dla oceny ich atrakcyjności decydujące znaczenie mają następujące aspekty:
- opłaty,
- rozwiązania dostępne w ramach bankowości elektronicznej ułatwiające zarządzanie finansami wspólnoty,
- powiązane z kontem produkty (kredyty, rachunki lokacyjne).
Co istotne, kolejność miejsc w naszym rankingu w pewnym stopniu zależy też od popularności poszczególnych ofert. W ten sposób uwzględniamy również to, jak postrzegają je nasi użytkownicy.
Opłaty
Naszym zdaniem, najważniejszym aspektem, na jaki wspólnota powinna zwrócić uwagę, są koszty związane z obsługą rachunku. Jest jednak oczywiste, że nie wszystkie pozycje w cenniku będą dla wspólnoty jednakowo ważne, przykładem mogą być np. prowizje za wypłaty z zagranicznych bankomatów czy obsługę karty. Są jednak pozycje, które zarząd musi obowiązkowo uwzględnić w swojej kalkulacji kosztów. Należą do nich:
- opłata za otwarcie i prowadzenie rachunku głównego,
- koszt internetowych przelewów zewnętrznych,
- zlecenia stałe, polecenia zapłaty,
- prowizja za otwarcie i prowadzenie kont pomocniczych.
Opłata za otwarcie i prowadzenie rachunku bieżącego (głównego)
Analizę cennika warto rozpocząć od sprawdzenia prowizji za prowadzenie rachunku głównego, gdyż to właśnie ta pozycja będzie generować stałe koszty. Warto w tym miejscu dodać, że w niektórych bankach opłaty można uniknąć, spełniając określone warunki (najczęściej wykonując wymagane transakcje kartą lub zapewniając wpływ na rachunek), natomiast w innych ma sztywny charakter.
Koszt internetowych przelewów zewnętrznych (na rachunki w innych bankach)
W przypadku wspólnot koszt przelewów zewnętrznych powinien być jednym z najważniejszych kryteriów decydujących o wyborze konta. Nawet małe wspólnoty wykonują miesięcznie kilkanaście przelewów, w większych – może być ich nawet kilkadziesiąt, a nawet kilkaset w miesiącu. Dla tych podmiotów najlepszym wyborem będą więc rachunki, które oferują bezpłatne przelewy zewnętrzne bądź też posiadają pakiet darmowych przelewów.
Gwoli przypomnienia dodajmy jeszcze, że wspólnoty zlecające przelewy w tradycyjny sposób – czyli w oddziale banku lub telefonicznie – muszą się liczyć ze znacznie wyższymi kosztami.
Zlecenia stałe, polecenia zapłaty
Sporym ułatwieniem dla wspólnot wykonujących dużą ilość płatności cyklicznych w miesiącu może być ustanowienie zlecenia stałego lub polecenia zapłaty. Zlecenie stałe ułatwia regulowanie należności, których wartość rzadko się zmienia (przykładem może być np. wynagrodzenie zarządcy), natomiast w przypadku, gdy wysokość opłaty zmienia się z miesiąca na miesiąc, znacznie lepszym rozwiązaniem jest uruchomienie polecenia zapłaty. Wspólnota uzgadnia z bankiem i instytucją, która wystawia rachunki – np. dostawcą wody, energii elektrycznej, gazu – dyspozycję pobierania odpowiedniej kwoty ze wspólnotowego konta bankowego (dostawca usługi będzie wysyłał fakturę zarówno do wspólnoty, jak i do banku, a ten ostatni automatycznie przeleje odpowiednią kwotę według faktury).
Koszt rachunków pomocniczych działających w ramach konta głównego
Rachunek pomocniczy służy do gromadzenia środków pieniężnych oraz przeprowadzania rozliczeń związanych z określonymi celami. Daje możliwość wyodrębniania środków na konkretne zadania, np. fundusz remontowy czy wypłatę zaliczek na wydatki administracyjno-gospodarcze. Pozwala też na terminowe regulowanie płatności i umożliwia lepszą kontrolę nad wydatkowanymi na określony cel środkami.
Wpłaty gotówkowe na konto wspólnoty dokonywane w placówce banku lub na poczcie
Niektóre banki mają w swojej ofercie zryczałtowane opłaty za wpłaty gotówkowe dokonywane przez właścicieli lokali na rachunek wspólnoty, w innych – taką zryczałtowaną opłatę można wynegocjować w ramach oddzielnie podpisanej umowy.
Funkcjonalności
Przy okazji otwarcia rachunku bankowego warto również przeanalizować inne usługi, które dany bank oferuje wspólnotom mieszkaniowym.
Rachunki lokacyjne
Stanowią odpowiednik rachunków oszczędnościowych dla klientów indywidualnych i działają w podobny sposób – można na nie wpłacać i wypłacać środki bez utraty wypracowanych odsetek w dowolnym czasie i w dowolnej wysokości.
Banki, które oferują ten produkt oszczędnościowy, z reguły nie pobierają opłat za prowadzenie rachunku oraz za jeden przelew wychodzący w miesiącu (za pozostałe trzeba już zapłacić).
Bankowość elektroniczna
W większości banków zarządzanie kontem poprzez system transakcyjny banku jest bezpłatne, choć niektóre instytucje pobierają opłatę za abonament, w ramach którego wspólnota może korzystać z bardziej zaawansowanych usług elektronicznych, takich jak zarządzanie grupami przelewów, wieloosobowa akceptacja poleceń czy współpraca z systemami finansowo-księgowymi.
Funkcjonalności te są przydatne zwłaszcza dla dużych wspólnot oraz dla zarządców obsługujących więcej niż jedną wspólnotę. Warto jednak mieć świadomość, że opłaty za usługi dodatkowe znacznie się różnią w poszczególnych bankach, warto więc dokładnie skalkulować te koszty.
- Mass Collect – ta usługa ułatwia rozliczanie dużej liczby należności przekazywanych drogą bezgotówkową oraz – co najważniejsze – umożliwia bieżącą identyfikację zaległych płatności. Polega na utworzeniu dowolnej liczby wirtualnych rachunków bankowych dla każdego płatnika lub płatności i przyporządkowaniu im indywidualnego identyfikatora umieszczanego w specjalnym numerze rachunku bankowego w standardzie NRB (lub poprzez umieszczenie danych identyfikujących płatnika/płatność w odpowiednim polu). Następnie środki finansowe z tytułu wszystkich zrealizowanych płatności (w tym również wpłat gotówkowych) księgowane są zbiorczo na rachunku głównym i trafiają do plików analitycznych. Wiele banków oferuje dodatkowo możliwość automatycznego wczytywania danych o dokonanych wpłatach do systemu finansowo-księgowego wspólnoty. Raport umożliwia szybki dostęp do informacji o dokonanych płatnościach, a co za tym idzie – usprawnia księgowość. Niektóre banki udostępniające usługę Mass Collect pobierają jednorazową opłatę za uruchomienie usługi, z kolei prowizje za każdą przyjętą płatność masową mogą mieć charakter ryczałtu, sztywnej stawki lub indywidualnie wynegocjowanej opłaty.
- Wieloosobowa akceptacja transakcji – to kolejna przydatna funkcjonalność, którą oferuje bankowość elektroniczna. Wielopodpis jest przydatny zwłaszcza w sytuacji, gdy zarządca (administrator lokali) ma dostęp do wspólnotowego konta bankowego, a zarząd chce mieć kontrolę nad jego poczynaniami. Po uruchomieniu usługi firma administrująca zyskuje bierny dostęp do konta wspólnoty – może przeglądać historię rachunku i wprowadzać dyspozycje płatnicze, jednak bez możliwości ich akceptacji. Aby dyspozycja mogła być zrealizowana, musi być autoryzowana przez inną osobę (osoby). Uruchomienie tej usługi wiąże się z wcześniejszym nadaniem uprawnień dla poszczególnych dysponentów konta podczas wypełniania wniosku o dostęp do bankowości elektronicznej.
Wspólnota mieszkaniowa a produkty kredytowe
Chociaż wspólnota nie ma osobowości prawnej, dzięki zadeklarowanym wpłatom swoich członków posiada zdolność kredytową i może skorzystać z takich produktów, jak kredyt termomodernizacyjny, remontowy czy inwestycyjny (ten ostatni można przeznaczyć na dowolne cele modernizacyjne, takie jak wymiana instalacji CO, docieplenie budynku, wymiana wind czy remont klatek schodowych). W wielu bankach wspólnota może też zaciągnąć kredyt z premią remontową lub termomodernizacyjną z Banku Gospodarstwa Krajowego (BGK).
Po co wspólnocie konto w banku?
Rachunek wspólnoty służy do przechowywania środków pochodzących z opłat eksploatacyjnych oraz do realizowania płatności za poszczególne media (energię elektryczną i cieplną, gaz i wodę). Z konta wykonywane są również płatności dla kontrahentów, np. firmy ochroniarskiej, sprzątającej, remontowej. Dodatkowo rachunek pozwala na gromadzenie środków pieniężnych na fundusz inwestycyjny oraz remontowy.
Jednak oprócz tych podstawowych funkcji konto oferuje interesujące usługi dodatkowe, które mogą pomóc w zarządzaniu finansami wspólnoty. Jedną z nich jest dostęp do elastycznych linii kredytowych, z których można skorzystać w przypadku pojawienia się nieplanowanych kosztów, np. awarii, które trzeba błyskawicznie usunąć.
W tym miejscu warto również wspomnieć o możliwości skorzystania z produktów oszczędnościowych, takich jak depozyty i rachunki lokacyjne. Te ostatnie umożliwiają lokowanie nadwyżek przy pełnej swobodzie w dysponowaniu środkami (wspólnota może wpłacać pieniądze w dowolnym czasie i wysokości oraz wypłacać je bez utraty wypracowanych odsetek).
Czy mała wspólnota mieszkaniowa musi mieć konto bankowe?
Przypomnijmy, że od 1 stycznia 2020 roku małą wspólnotę mogą tworzyć nie więcej niż 3 lokale. Taka mała wspólnota działa w oparciu o przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności i jest w praktyce wspólnotą tylko z nazwy. Nie ma żadnej formy organizacyjnej ani zarządu, a zarządca może w niej istnieć tylko za zgodą wszystkich właścicieli. Nie obowiązują w niej procedury podejmowania uchwał, a decyzje muszą zapadać jednomyślnie. Niemniej nawet najmniejsze wspólnoty mieszkaniowe muszą mieć własny numer identyfikacji podatkowej i składać roczne zeznania podatkowe do urzędu skarbowego.
Niestety, przepisy jednoznacznie nie określają, czy mała wspólnota mieszkaniowa musi posiadać rachunek w banku, czy też może się rozliczać z dostawcami mediów za pomocą prywatnego konta jednego / wszystkich właścicieli. Wydaje się więc, że wszystko zależy od sytuacji konkretnej wspólnoty oraz decyzji podjętej przez wszystkich członków.
Kto ma dostęp do konta bankowego wspólnoty mieszkaniowej?
W zależności od uchwały może być to zarząd własny (jedna lub kilka osób fizycznych wyłonionych w drodze głosowania z grona właścicieli mieszkań lub nienależących do wspólnoty mieszkaniowej) lub zarządca, czyli osoba, której zarząd wspólnoty powierzył zadanie nadzoru nad posiadanymi nieruchomościami na podstawie odrębnej umowy. W praktyce częstym rozwiązaniem jest nadanie dostępu obu stronom w celu dwustopniowej autoryzacji przelewów (zarządca po zalogowaniu się na konto wypełnia dane do przelewu, natomiast członek zarządu musi go zatwierdzić).
Ponadto zgodnie z art. 29 ust 3 ustawy o własności lokali każdy właściciel ma prawo do kontroli działalności zarządu, w tym prawo wglądu do dokumentów wspólnoty. Oznacza to, że ma pełen dostęp również do wyciągów bankowych.
Przykładowa treść uchwały dotyczącej otwarcia konta bankowego
Korzyści z posiadania konta bankowego dla wspólnoty mieszkaniowej
Rachunek bankowy chroni interesy właścicieli lokali i zminimalizuje ryzyko defraudacji środków. Posiadanie konta ułatwia również prowadzenie księgowości i umożliwia lepszą kontrolę nad przepływem pieniędzy. Dostępne w bankowości elektronicznej rozmaite funkcjonalności pozwalają na szybkie zbiorcze księgowanie środków na rachunku i sprawną identyfikację płatników. Dzięki nim wspólnota łatwiej kontroluje swoje wpływy i wydatki, może też szybciej wychwycić wszelkie nieprawidłowości (np. zaległości w opłatach poszczególnych lokatorów).
Jak wybrać konto dla wspólnoty mieszkaniowej?
Aby wspólnota mogła sprawnie i jak najmniejszym kosztem zarządzać swoimi środkami, powinna posiadać dopasowany do swoich potrzeb rachunek bankowy. Warto w tym miejscu dodać, że część banków posiada w swojej ofercie konta dedykowane wspólnotom mieszkaniowym, natomiast w innych mogą one skorzystać z rachunków firmowych, które są dostępne także dla przedsiębiorców.
Ponadto niektóre banki dysponujące ofertą dla mieszkalnictwa udostępniają zróżnicowane cenowo pakiety, w ramach których wspólnota jest zwolniona z niektórych prowizji oraz otrzymuje limit bezpłatnych przelewów w miesiącu.
Czym kierować się przy wyborze konta?
W pierwszej kolejności zarząd powinien sprecyzować swoje oczekiwania i dopiero wtedy przystąpić do przeglądania ofert poszczególnych banków. W wyborze konta mogą pomóc następujące pytania:
- W jaki sposób wspólnota mieszkaniowa będzie zarządzać kontem? Za pomocą bankowości elektronicznej czy tradycyjnie, w oddziale banku?
- Jakie operacje bankowe będą wykonywane najczęściej?
- Czy wspólnocie będą potrzebne linie kredytowe?
- Czy zarząd planuje wieloosobową akceptację płatności?
- Czy zależy mu na raportach elektronicznych do analizy danych w formacie innym niż wyciąg bankowy (np. w formacie Excel lub CSV)?
- Czy wspólnota zamierza korzystać z usługi Mass Collect?
- Czy są dla niej ważne narzędzia wspomagające księgowość, takie jak np. generowanie wyciągów zbiorczych z wielu rachunków, import wyciągów do systemów księgowych, tworzenie szablonów przelewów, zakładanie oraz import bazy kontrahentów, filtrowanie przelewów, tworzenie paczek przelewów itp.?
Rozważenie powyższych kwestii ułatwi zarządowi przeglądanie bankowych cenników i oszacowanie kosztów związanych z prowadzeniem rachunku.
Dodajmy w tym miejscu, że o każdej zmianie konta zarząd musi poinformować wszystkich lokatorów oraz kontrahentów – aby więc uniknąć niepotrzebnego zamieszania, które z reguły towarzyszy takiej operacji, warto wybrać rachunek bankowy raz, a porządnie.
Wykaz dokumentów wymaganych do otwarcia rachunku
Zakładanie konta bankowego wspólnoty jest dostępne wyłącznie w oddziale, jednak w większości instytucji możemy wcześniej zarezerwować wizytę na konkretny dzień i godzinę (w tym celu musimy zadzwonić na infolinię lub wypełnić formularz zgłoszeniowy zamieszczony na stronie internetowej banku).
Do podpisania umowy będą nam potrzebne następujące dokumenty:
- Pismo potwierdzające powołanie wspólnoty mieszkaniowej oraz określające sposób jej reprezentowania. Może to być:
- umowa o zarządzanie nieruchomością wspólną LUB
- umowa o ustanowieniu odrębnej własności lokali (wymagana forma aktu notarialnego) – jeżeli zarząd został ustanowiony w tej umowie LUB
- uchwała o wyborze/zmianie zarządu i sposobie zarządzania nieruchomością wspólną, o ile zarząd jest wybierany spośród członków wspólnoty.
- Uchwała wspólnoty mieszkaniowej o wyborze banku przeprowadzającego rozliczenia pieniężne (dotyczy wspólnot mieszkaniowych o liczbie lokali nie większej niż 7);
- Uchwała o sposobie dysponowania środkami pieniężnymi znajdującymi się rachunkach rozliczeniowych;
- Pełnomocnictwa osób uprawnionych do składania oświadczeń woli w zakresie praw i obowiązków majątkowych;
- Inne uzgodnione dokumenty (REGON, NIP, regulamin WM, pieczątka firmowa).