Karta paliwowa – co to jest, jak działa i dlaczego warto ją mieć?

Jak działa karta paliwowa?

Mechanizm płatności kartą paliwową jest zbliżony do tego stosowanego w kartach bankowych, jednak weryfikacja użytkownika jest bardziej szczegółowa i obejmuje podanie danych pojazdu.

Jak przebiega płatność kartą paliwową?

Używanie karty do płacenia za paliwo jest zazwyczaj bardzo proste - po zatankowaniu kierowca musi udać się do kasy, włożyć kartę do czytnika terminala, wpisać kod PIN i zatwierdzić transakcję. Opcjonalnie musi podać też stan licznika tankowanego samochodu.

Warto w tym miejscu wspomnieć, że pracownik stacji jest uprawniony do weryfikacji użytkownika karty, dlatego może go poprosić o okazanie dokumentu tożsamości (w przypadku karty imiennej) lub dowodu rejestracyjnego auta (w przypadku kart przypisanych do określonego pojazdu).

Każda transakcja jest zapisywana w systemie elektronicznym emitenta karty, dlatego po dokonaniu płatności nie trzeba czekać na wystawienie faktury. Jest to udogodnienie, które przede wszystkim pozwala zaoszczędzić czas kierowcy i ułatwia zbiorcze rozliczanie paliwa.

Jak przebiega płatność wirtualną kartą paliwową?

Natomiast aby skorzystać z wirtualnej karty paliwowej, należy:

• zarejestrować się w systemie wybranego dostawcy takiego rozwiązania. Zazwyczaj wymaga to podania danych firmy oraz danych pojazdów.
• Po utworzeniu konta i ustaleniu limitów użytkowania, aktywować kartę w aplikacji.
• Przy zakupie paliwa lub innych usług wygenerować w apce unikalny kod płatności (np. kod QR lub jednorazowy PIN). Transakcja jest autoryzowana elektronicznie, a informacje o tankowaniu, takie jak lokalizacja, ilość paliwa, cena oraz użytkownik karty są automatycznie zapisywane w systemie.

Rodzaje kart paliwowych

W zależności od przyjętego kryterium możemy wyróżnić kilka odmian kart paliwowych. Podstawą najczęściej stosowanej klasyfikacji jest zasięg terytorialny ich funkcjonowania. W obrębie tej kategorii wyróżniamy:

• karty krajowe działające wyłącznie na terenie Polski,
• karty międzynarodowe ważne na terenie Europy, niekiedy także na terenie Bliskiego Wschodu (lista krajów, w których karta jest akceptowana, zależy od konkretnego emitenta).

Natomiast w zależności od tego, na kogo karta jest wystawiona, wyodrębniamy 3 rodzaje kart paliwowych:

• na okaziciela - ten rodzaj karty jest wystawiony na firmę i może być używany przez różnych kierowców,
• imienną - przypisaną z imienia i nazwiska do konkretnego pracownika. Jego dane są zamieszczone na awersie karty i sprawdzane podczas tankowania pojazdu,
• na numer rejestracyjny samochodu - z kolei ta karta jest przypisana do określonego pojazdu, nie da się nią zapłacić za tankowanie innego auta.

Podział kart paliwowych ze względu na emitenta karty

Podstawą kolejnej klasyfikacji jest emitent (wystawca) karty. Może nim być polski lub zagraniczny koncern paliwowy, np. BP, Orlen, Shell lub AMIC. Z reguły posiadacze kart sygnowanych przez takich operatorów mogą korzystać z usług tylko jednej marki, co w praktyce przekłada się na konieczność tankowania na określonych stacjach paliw. Bywa jednak, że wystawca nawiązuje współpracę z innym koncernem, a wówczas klient zyskuje dostęp do bardziej rozbudowanej sieci stacji partnerskich. Przykładem takiej kooperacji miedzy operatorami może być karta Shell Mobility, która umożliwia zakup paliwa również na stacjach LOTOS, MOL i MOYA.

Emitentem karty mogą być także międzynarodowe firmy niezwiązane z żadną konkretną marką, dysponujące rozbudowaną siecią punktów akceptacji w różnych krajach Europy. Tego typu niezależni wystawcy (np. DKV, Eurowag, UTA) współpracują z wieloma operatorami paliw, właścicielami myjni oraz parkingów dla ciężarówek, a także dostawcami narzędzi telematycznych. Dzięki temu oferują klientom szeroki wachlarz punktów, w których można korzystać nie tylko z kart paliwowych, ale też z wielu dodatkowych usług.

Karty paliwowe są również proponowane przez pośredników współpracujących z kilkoma emitentami. Dobrym przykładem może być tutaj Flotex Polska, posiadający w swoim portfolio kartę Flota wydaną przez PKN Orlen, kartę BP Plus, kartę Shell Card, karty Moya oraz kartę Amic Fleet Card sygnowaną przez Amic Energy.

Dystrybucją kart mogą się też zajmować firmy oferujące leasing samochodowy oraz długoterminowy najem pojazdów. Karta paliwowa wchodzi wówczas w skład pakietu usług dodatkowych, z którego mogą skorzystać klienci.

Podział kart paliwowych ze względu na profil klienta

Biorąc pod uwagę to kryterium, wyróżniamy:

• karty przeznaczone dla klientów indywidualnych,
• karty dla mikro i małych firm, obejmujące niewielki pakiet usług dodatkowych,
• karty flotowe z rozbudowanym pakietem dodatkowych korzyści przygotowane dla dużych przewoźników.

Podział kart paliwowych ze względu na sposób zasilenia karty

Ponadto karty paliwowe można podzielić ze względu na sposób ich zasilania. Uwzględniając to kryterium, można wskazać karty przedpłacone (prepaid) działające na zasadzie doładowania oraz karty z limitem kredytowym (postpaid).

Karty paliwowe prepaid

Tego typu karty działają na identycznej zasadzie co przedpłacone karty bankowe - możesz je zasilić dowolną kwotą i doładować po wyczerpaniu środków.

Karty prepaid są zwykle oferowane mniejszym firmom, a ich wyrobienie jest szybkie i proste. Aby je otrzymać, wystarczy wypełnić elektroniczny wniosek na stronie emitenta, a następnie podczas rozmowy z konsultantem podać podstawowe dane firmy. Umowa jest podpisywana online za pomocą kodu SMS, zaś aktywacja karty następuje wraz z pierwszą wpłatą i dopiero po jej zaksięgowaniu emitent wysyła PIN do karty.

Do największych atutów przedpłaconych kart paliwowych możemy zaliczyć:

• sprowadzoną do niezbędnego minimum procedurę ich wydania - wystawca nie ocenia zdolności kredytowej klienta, nie wymaga również wniesienia zabezpieczeń, co znacznie ułatwia otrzymanie plastiku,
• niski koszt obsługi - zwykle jest to kilkuzłotowa miesięczna opłata za użytkowanie karty (warto jednak dodać, że część emitentów może również pobierać prowizję za jej wydanie),
• bezpieczeństwo transakcji - posiadacze kart mogą wprowadzać dzienne lub tygodniowe limity transakcyjne. Nie są to jednak limity kwotowe, lecz limity paliwa, które można zakupić w danym okresie. Większość wystawców kart umożliwia również czasowe lub stałe zablokowanie karty w dedykowanym panelu klienta. Wszystkie te funkcje mają na celu ograniczenie ryzyka związanego z kradzieżą i nieuprawnionym użyciem karty.

Karty paliwowe z limitem kredytowym

Natomiast karta paliwowa z limitem przypomina bardziej kredyt kupiecki, a jej otrzymanie wiąże się z dokładną analizą wiarygodności kredytowej klienta. Ostateczna wysokość limitu jest ustalana indywidualnie i zależy od kondycji finansowej firmy oraz liczby aut wchodzących w skład floty. Pod uwagę brana jest także historia kredytowa wnioskodawcy, a nawet czas działalności firmy na rynku (z reguły przedsiębiorstwo może liczyć na podpisanie umowy, o ile funkcjonuje co najmniej 6 miesięcy). Bywa również, że przy szczególnie wysokich limitach wystawca karty narzuca klientom dodatkowe zabezpieczenia. Mogą one przybrać formę kaucji gwarancyjnej (depozytu), gwarancji bankowej lub ubezpieczenia. Wszystko to sprawia, że wyrobienie karty paliwowej z limitem jest bardziej sformalizowane i czasochłonne niż uzyskanie karty przedpłaconej.

Po podpisaniu umowy z emitentem użytkownik tankuje paliwo niejako „na kredyt”, a każda płatność kartą jest zapisywana w elektronicznym systemie. Na koniec okresu rozliczeniowego emitent wystawia jedną zbiorczą fakturę, na której wyszczególnione są wszystkie zakupy i usługi z dokładnym określeniem czasu i miejsca transakcji. Po zapłaceniu faktury limit na wydatki zostaje automatycznie odnowiony.

Reasumując, ten rodzaj karty pozwala przesunąć płatność za paliwo w czasie, dlatego kartę paliwową z limitem nazywamy także kartą z odroczonym terminem płatności.

Korzyści z posiadania karty paliwowej

Posiadanie karty paliwowej wiąże się z szeregiem korzyści, zarówno dla zarządców flot, jak i dla kierowców. Oto niektóre z głównych zalet.

Dla firm

Większość kart paliwowych oferuje dostęp do rabatów i promocji na paliwo, a także na akcesoria samochodowe. Z reguły wysokość zniżek jest ustalana indywidualnie w oparciu o wolumen zakupów oraz wielkość floty (im większa flota pojazdów i im wyższy wolumen tankowań, tym większy rabat). Dzięki zniżkom i upustom firma może znacznie obniżyć koszty tankowania, zwłaszcza kiedy zarządza dużą liczbą pojazdów.

Karta paliwowa pozwala na szczegółowe monitorowanie i kontrolowanie wydatków na paliwo, zapewniając dostęp do danych o każdej transakcji w czasie rzeczywistym. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne śledzenie zużycia paliwa i optymalizacja kosztów.

Dzięki karcie paliwowej firma może usprawnić proces rozliczania wydatków. Na koniec ustalonego okresu rozliczeniowego (z reguły raz w miesiącu) emitent wystawia zbiorczą fakturę, zawierającą wszystkie płatności wykonane wszystkimi posiadanymi przez firmę kartami, co ułatwia utrzymanie porządku w dokumentacji. Jedna zbiorcza faktura zastępuje wiele pojedynczych dokumentów zakupowych, to zaś redukuje koszty związane z zewnętrzną obsługą księgową.

Warto również wspomnieć o produktach oferowanych w pakiecie z kartą. Jednym z nich jest Panel Klienta (dostępny online oraz w aplikacji), który może zawierać takie udogodnienia jak:

• zintegrowany z kartą monitoring GPS umożliwiający szybką lokalizację samochodu i stacji paliw,
• wyszukiwarkę najkorzystniejszych cenowo stacji benzynowych na trasie,
• możliwość rezerwacji miejsc na promach i płatnych parkingach,
• alerty o nieprawidłowych płatnościach, świadczące o przekraczaniu uprawnień przez użytkownika karty.

Wszystkie te rozwiązania ułatwiają kontrolę nad flotą pojazdów i ograniczają ryzyko nadużyć ze strony pracowników, a ponadto pozwalają na optymalizację przejazdów. Ich lista zależy jednak od wystawcy, dlatego przed wyrobieniem karty warto sprawdzić, jakie funkcje i usługi oferuje dany operator i czy spełniają one potrzeby firmy.

Wreszcie, firmy korzystające z karty paliwowej zyskują dostęp do wielu dodatkowych usług takich jak zwrot podatku VAT i akcyzy oraz możliwość rozliczenia opłat drogowych w różnych krajach Europy. Wielu wystawców kart posiada w swojej ofercie urządzenia pokładowe OBU (ang. On-Board Units), służące do poboru opłat drogowych oraz monitorowania parametrów jazdy. Urządzenia OBU rejestrują przejazd pojazdu po płatnych odcinkach dróg i przesyłają dane do operatora systemu poboru opłat. Opłata naliczana jest automatycznie i obciąża saldo karty paliwowej.

Dla pracowników

Także kierowcy używający karty w trasie zyskują dostęp do wielu ułatwień. Przede wszystkim karta paliwowa znacznie przyspiesza proces tankowania. Kierowcy na stacji benzynowej nie muszą płacić gotówką - odpada więc problem z rozliczaniem zaliczek i zbieraniem faktur.

Mogą także otrzymać wsparcie serwisowe w przypadku awarii pojazdu oraz używać dedykowanej aplikacji z wieloma przydatnymi funkcjami. Przykładowo, apki dla kierowców oferują takie rozwiązania jak:

• płatność za paliwo bezpośrednio przy dystrybutorze,
• wyszukiwarka najtańszych stacji benzynowych,
• planowanie tras przejazdu z kalkulatorem opłat drogowych,
• możliwość zarezerwowania myjni oraz strzeżonych parkingów współpracujących z wystawcą karty.

Kolejnym ułatwieniem jest wspomniane wcześniej OBU - urządzenie eliminuje potrzebę zatrzymywania się przy bramkach i oszczędza czas kierowcy.

Jak zdobyć kartę paliwową?

Aby wyrobić kartę, musisz wykonać następujące czynności:

Krok 1. Przejrzeć propozycje wystawców kart paliwowych i wybrać opcję dopasowaną do możliwości i potrzeb firmy.

1.

Karta paliwowa UTA Edenred

• Wystawca karty
  UTA Edenred

  Wystawca karty UTA Edenred

  ---

  UTA Edenred - niezależny międzynarodowy operator kart paliwowych działający na terenie całej Europy

• Sieć stacji
  87 500

  Sieć stacji 87 500

  ---

  • ponad 87 500 punktów akceptacji w Europie, w w tym 68 000 stacji paliw z pełną ofertą paliw (ON, LNG, CNG, LPG, benzyna, paliwa alternatywne)
  • 750 000 punktów ładowania dla pojazdów elektrycznych
• Udogodnienia dla kierowców
  TAK

  Udogodnienia dla kierowców TAK

  ---

  • jedno urządzenie do opłat drogowych w 18 krajach Europy
  • wyszukiwarka stacji paliwowych
  • serwis 24 h w przypadku awarii
• Udogodnienia dla zarządów floty
  TAK

  Udogodnienia dla zarządów floty TAK

  ---

  • brak opłaty wstępnej, minimalnego wolumenu tankowań oraz minimalnej kwoty transakcji
  • dostęp do Panelu Klienta - indywidualne limity blokad i ograniczenia użytkowania, blokada kart online
  • UTA SmartConnect® - rozwiązanie telematyczne działające w czasie rzeczywistym umożliwiające lepszą kontrolę wydatków w zakresie tankowań
  • UTA SmartCockpit® - aplikacja internetowa z wyszukiwarką najkorzystniejszych cenowo stacji benzynowych na trasie

Jedno urządzenie do opłat drogowych w 16 krajach Europy i 17 systemach ( w tym promy, mosty, tunele i sieć autostrad).

Przeczytaj recenzję

4.8

2.

Karta paliwowa DKV Mobility

• Wystawca karty
  DKV Mobility

  Wystawca karty DKV Mobility

  ---

  DKV Mobility - niezależny międzynarodowy operator działający na terenie Europy

• Sieć stacji
  68 000

  Sieć stacji 68 000

  ---

  • ok. 68 000 stacji benzynowych w ponad 50 krajach, w tym prawie 5000 w Polsce
  • 853 000 punkty ładowania
• Udogodnienia dla kierowców
  TAK

  Udogodnienia dla kierowców TAK

  ---

  • DKV MAPS - serwis online do planowania tras przejazdu dla ciężarówek z kalkulatorem opłat drogowych w całej Europie i wyszukiwarką najtańszych stacji benzynowych
  • DKV Mobility App - aplikacja dla kierowców umożliwiająca m.in. mobilne płatności bez opuszczania pojazdu
• Udogodnienia dla zarządów floty
  TAK

  Udogodnienia dla zarządów floty TAK

  ---

  • Flee Card - limit kredytowy w wysokości 1000 euro
  • DKV Card - brak opłat wpisowych, składek rocznych oraz minimalnej kwoty zakupów
  • DKV Analytics - platforma do zarządzania flotą (przegląd wszystkich transakcji kartami w czasie rzeczywistym, zamawianie i blokowanie kart, raporty z możliwością grupowania kosztów według różnych kryteriów
  • DKV CargoApps – oprogramowanie logistyczne dla przewoźników (śledzenie ciężarówek za pomocą GPS, ekonomiczne wyznaczanie trasy,integracja z giełdami transportowymi)

Przeczytaj recenzję

4.8

3.

Karta paliwowa Eurowag

• Wystawca karty
  Eurowag

  Wystawca karty Eurowag

  ---

  Eurowag - niezależny międzynarodowy operator działający na terenie Europy

• Sieć stacji
  13 900

  Sieć stacji 13 900

  ---

  • 13 900 stacji partnerskich na terenie 30 krajów Europy + 70 stacji w sieci Eurowag Prime
  • 600 000 punktów ładowania dla lekkich pojazdów użytkowych (LCV) w całej Europie

• Udogodnienia dla kierowców
  TAK

  Udogodnienia dla kierowców TAK

  ---

  • karta z funkcją zbliżeniową akceptowana we wszystkich miejscach oznaczonych logo Mastercard
  • aplikacja mobilna dla kierowców z funkcją planowania trasy i bieżącą aktualizacją cen paliw na stacjach
  • dostęp do parkingów Eurowag dla samochodów ciężarowych
  • urządzenia pokładowe do szybkiego rozliczania opłat drogowych
• Udogodnienia dla zarządów floty
  TAK

  Udogodnienia dla zarządów floty TAK

  ---

  • wstępny limit kredytowy do 5 tys. euro
  • autoryzacja płatności w Panelu Klienta
  • system blokady kart i geolokalizacja
  • usługa Fleet Management - dostęp do najważniejszych informacji o pojazdach w czasie rzeczywistym, w tym do dystansu pokonanego przez kierowcę, rozwijanych przez niego prędkości oraz poziomu zużycia paliwa

Eurowag Pay - płatności za paliwo telefonem.

Przeczytaj recenzję

4.3

Przejdź do pełnego rankingu

Krok 2. Wypełnić formularz kontaktowy dostępny na stronie emitenta, podając m.in. dane firmy (nazwę + NIP, REGON, KRS lub CEIDG), średnie miesięczne zużycie paliwa, liczbę i rodzaj pojazdów (osobowe, dostawcze, ciężarowe),

Krok 3. Omówić z pracownikiem firmy szczegóły umowy i przedstawić wymagane informacje finansowe,

Krok 4. Po otrzymaniu pozytywnej decyzji wystawcy podpisać umowę precyzującą warunki korzystania z karty.