Czy istnieje obowiązek zakładania rachunku firmowego w banku?
Wiele osób jest przekonanych, że każdy podmiot gospodarczy – niezależnie od formy prawnej oraz skali prowadzonej działalności – musi dysponować bankowym rachunkiem płatniczym. Tymczasem posiadanie konta w banku jest obowiązkowe jedynie dla określonych grup przedsiębiorców. Artykuł 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wskazuje na konkretne przypadki, które zmuszają przedsiębiorców do otwarcia rachunku bankowego. I tak, posiadanie konta jest obligatoryjne, gdy:
- stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
- jednorazowa wartość transakcji (bez względu na liczbę wynikających z niej płatności), przekracza równowartość 15 tys. zł.
Konto w banku jest również obowiązkowe dla spółek cywilnych, jawnych, z o.o. oraz fundacji.
Wydawać by się więc mogło, że sprawa jest klarowna – podmioty gospodarcze, które spełniają powyższe przesłanki, są ustawowo zobligowane do założenia konta w banku. Dla pozostałych właścicieli firm posiadanie rachunku jest kwestią wyboru a nie prawnego przymusu.
Niestety, to stwierdzenie nie do końca odpowiada prawdzie, jako że wymóg posiadania firmowego rachunku jest w praktyce regulowany przez dwie różne ustawy: wspomnianą wcześniej ustawę o swobodzie działalności gospodarczej i ustawę o rachunkowości (oraz powiązane z nią przepisy skarbowe). W konsekwencji krąg podmiotów gospodarczych, które obowiązkowo muszą otworzyć rachunek w banku, jest znacznie szerszy, niż wynikałoby to z przytoczonej wcześniej regulacji.
Wytyczne urzędu skarbowego dotyczące kont firmowych
Przypomnijmy więc, że w myśl przepisów podatkowych wszyscy przedsiębiorcy – niezależnie od wybranej formy prawnej - są zmuszeni do wykonywania rozliczeń podatkowych i opłacania składek ZUS w formie przelewu bankowego z konta wskazanego uprzednio w urzędzie skarbowym. Od tej zasady są jednak wyjątki. Z takiego obowiązku są zwolnione:
- mikroprzedsiębiorstwa – w ich przypadku przepisy pozwalają na opłacanie składek ZUS i podatków w formie przekazu pocztowego,
- przedsiębiorcy, którzy nie ubiegają się o zwrot podatku VAT.
I znów można by pomyśleć, że problem jest opanowany, a my wreszcie mamy pewność, jaki podmiot gospodarczy nie musi posiadać konta w banku – wystarczy, że uwzględnimy ustawę o swobodzie gospodarczej oraz prawo podatkowe, a uzyskamy listę przedsiębiorstw zwolnionych z tego obowiązku. Niestety, po raz kolejny jest to mylne przekonanie.
Kiedy konto firmowe jest obowiązkowe?
Przypomnijmy w tym miejscu, że początkowo split payment był dobrowolny - firmy same decydowały, z którymi odbiorcami chcą się w taki sposób rozliczać - jednak od 1 listopada 2019 r. wszyscy przedsiębiorcy, którzy rozliczają transakcje dotyczące tzw. wrażliwych towarów bądź usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, a wartość tych transakcji przekracza lub jest równa 15 tys. zł brutto, stracili możliwość rozliczania się za pośrednictwem prywatnych rachunków bankowych. Prawidłowość ta obejmuje wszystkie przedsiębiorstwa, łącznie z mikroprzedsiębiorcami i jednoosobowymi działalnościami gospodarczymi.
Lepiej załóż konto firmowe, gdy:
- prowadzisz spółkę,
- przeprowadzasz transakcje powyżej 15 tys. zł,
- jesteś podatnikiem VAT,
- chcesz lub musisz korzystać ze split payment.
Mechanizm podzielonej płatności i jego konsekwencje
Jak wiemy, split payment polega na podziale płatności z faktury VAT (w złotych) w taki sposób, że wartość netto trafia na rachunek rozliczeniowy dostawcy lub usługodawcy, natomiast kwota podatku VAT - na specjalnie utworzone konto techniczne, znajdujące się pod nadzorem fiskusa. Podatnik ma możliwość dysponowania tymi środkami, jednak ze sporymi ograniczeniami. Ich użycie jest możliwe jedynie do zapłaty następujących zobowiązań:
- płatności VAT na rachunek kontrahenta,
- płatności VAT do urzędu skarbowego,
- PIT, CIT, akcyzy, ZUS oraz należności celnych,
- odsetek związanych z powyższymi zobowiązaniami publiczno-prawnymi.
Zgodnie z przepisami prywatne ROR-y nie mogą mieć otwartego rachunku vat-owskiego. Jeśli więc przedsiębiorca posługuje się kontem osobistym dla celów gospodarczych, nie może realizować ani przyjmować płatności w systemie split payment.
W efekcie musi liczyć się z sytuacją, że nie otrzyma zapłaty za sprzedany towar lub usługę. Jeśli bowiem jego kontrahent opłaci fakturę przelewem split payment, bank taką transakcję odrzuci. W takim przypadku płatność wróci do firmy, która wysłała przelew, jednak... w niepełnej wysokości. Kwota odpowiadająca wartości VAT trafi bowiem na rachunek VAT kontrahenta, a pozostała część na jego rachunek rozliczeniowy.
Reasumując, problem będzie miała zarówno firma posługująca się prywatnym ROR-em, jak i jej kontrahent korzystający z mechanizmu podzielonej płatności.
Biała lista podatników VAT
1 września 2019 r. zaczął działać wykaz informacji o podatnikach VAT nadzorowany przez Krajową Administrację Skarbową. Tzw. biała lista podatników VAT ułatwiła firmom skuteczną i szybką weryfikację kontrahentów, a przy okazji uszczelniła system podatkowy.
Dzięki białej liście przedsiębiorca może sprawdzić:
- status podatkowy kontrahenta (podatnik VAT czynny, podatnik VAT zwolniony),
- poznać numer rachunku bankowego, na który powinien zapłacić kontrahentowi,
- dowiedzieć się, dlaczego kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT.
Numery kont na białej liście są automatycznie pobierane z baz Krajowej Administracji Skarbowej, po potwierdzeniu w STIR. Są to te same numery rachunków firmowych, które przedsiębiorca podał do urzędu skarbowego w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym.
Niestety, biała lista nie uwzględnia prywatnych ROR-ów używanych do rozliczeń firmy. Tak więc nawet jeżeli dany przedsiębiorca wykorzystuje konto osobiste dla celów działalności gospodarczej, to numer jego rachunku nie zostanie zamieszczony w wykazie. Dla potencjalnych kontrahentów może być to sygnał, że dana firma jest mało wiarygodna, a współpraca z nią może oznaczać poważne problemy, zwłaszcza przy płatnościach przekraczających kwotę 15 tys. zł.
Płatności przekraczające 15 000 zł na rachunek spoza listy
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że wykonanie przelewu powyżej 15 tys. zł na rachunek, który nie figuruje na białej liście, niesie za sobą określone konsekwencje podatkowe.
Po pierwsze, taka płatność nie może zostać zaliczona w koszty prowadzenia działalności. Co gorsza, zasada ta dotyczy całej kwoty transakcji, a nie tylko części przekraczającej limit. W efekcie firma, która kupi towar za 30 tys. zł i przeleje pieniądze na rachunek spoza białej listy, straci możliwość zaliczenia tej kwoty do kosztów podatkowych, a tym samym zwiększy swoje zobowiązania podatkowe.
Ponadto przedsiębiorca, który dokona płatności na rachunek spoza białej listy, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności solidarnej za zaległości w podatku VAT kontrahenta. Oznacza to, że w przypadku, gdy kontrahent nie odprowadzi należnego VAT od transakcji, urząd skarbowy może żądać zapłaty tego podatku od firmy dokonującej przelewu.
Banki solidaryzują się z fiskusem
Nie tylko fiskus patrzy niechętnym okiem na wykorzystywanie osobistych rachunków do operacji związanych z działalnością gospodarczą. Również banki starają się ograniczać tego typu praktyki. Przykładowo, w regulaminie mBanku możemy znaleźć następujące zastrzeżenie:
konta osobiste nie mogą być wykorzystywane przez posiadacza rachunku do przeprowadzania rozliczeń pieniężnych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Także Nest Bank w swoim regulaminie podkreśla, że:
otwiera i prowadzi rachunki dla klientów indywidualnych na cele niezwiązane z działalnością gospodarczą.
Podobne zapisy możemy znaleźć we wszystkich instytucjach finansowych.
Teoretycznie złamanie tego zakazu przez posiadacza konta powinno skutkować wypowiedzeniem umowy. Jednak do tej pory bankowcy przymykali oko na takie praktyki i rzadko rozstawali się z „nieposłusznym” klientem. Wraz z wprowadzeniem mechanizmu podzielonej płatności oraz białej listy podatników VAT banki zyskały jednak nowy oręż. Dodajmy w tym miejscu – wyjątkowo skuteczny, bo poparty sankcjami ze strony fiskusa.
Argumenty przemawiające za oddzielnym kontem firmowym
Można także wskazać kilka innych powodów przemawiających za posiadaniem rachunku dedykowanego wyłącznie przedsiębiorcom. Przyjrzyjmy się więc tym argumentom.
Wizerunek profesjonalnej firmy
Wizerunek firmy odgrywa kluczową rolę w budowaniu zaufania klientów, partnerów biznesowych i instytucji finansowych. Jednym z często niedocenianych elementów profesjonalnego wizerunku jest posiadanie firmowego konta.
Przedsiębiorca wykorzystujący prywatny ROR do rozliczeń biznesowych może być postrzegany przez kontrahentów i klientów jako osoba mało wiarygodna. Tego rodzaju praktyka może też rodzić wątpliwości co do stabilności jego firmy (ze względu na brak oddzielenia finansów firmowych od osobistych).
Łatwiejsze zarządzanie i księgowość
Konto biznesowe ułatwia prowadzenie księgowości, np. pozwala na szybką klasyfikację wpływów i wydatków. W przypadku kont osobistych wykorzystywanych do celów gospodarczych trudno nieraz dociec, które z nich są prywatne, a które firmowe. Czy zakup materiałów biurowych należy zaksięgować jako koszt firmy, czy jest to prywatny wydatek przedsiębiorcy, który kupił dziecku przybory do szkoły? Czy kwota 12 tys. pojawiająca się po stronie przychodów wynika ze sprzedaży większej partii towarów, czy pieniądze pochodzą ze sprzedaży prywatnego samochodu?
Rozdzielając finanse osobiste od firmowych przedsiębiorca zyskuje większą kontrolę nad przepływem środków w firmie. Dzięki temu może w każdym momencie szybko oszacować przychody firmy i na tej podstawie podejmować optymalne decyzje.
Unikanie problemów z rozliczaniem odsetek i różnic kursowych
Odsetki od środków na lokatach utrzymywanych w związku z działalnością gospodarczą stanowią przychód, który przedsiębiorca musi samodzielnie rozliczyć ze skarbówką. Ten obowiązek jednak nie występuje w odniesieniu do odsetek pochodzących z prywatnego depozytu (ponieważ w takich przypadkach to bank pobiera 19% zryczałtowany podatek dochodowy i przekazuje należność do urzędu skarbowego). Jeżeli więc odsetki z firmowej lokaty trafią na rachunek osobisty przedsiębiorcy, zostaną potraktowane jako przychód osoby prywatnej i opodatkowane podatkiem od zysków kapitałowych.
Oddzielenie rachunku prywatnego od służbowego wiąże się w tym przypadku nie tyle z obowiązkiem, co z korzyścią finansową dla podatnika-przedsiębiorcy (unika on w ten sposób podwójnego opodatkowania).
Różnice kursowe
Prywatnie podatnik nie rozlicza wpływów z tytułu różnic kursowych, musi to jednak robić w ramach przedsiębiorstwa (dodatnie różnice kursowe zwiększają bowiem przychód firmy, natomiast ujemne - koszt uzyskania przychodu).
Oba rodzaje różnic kursowych muszą znaleźć odzwierciedlenie w Księdze Przychodów i Rozchodów i być należycie udokumentowane za pomocą wyciągu z konta bankowego z datą zaksięgowania danej transakcji.
Jednak bank prowadzący konto osobiste nie zaznacza przy przelewach, czy są one służbowe czy prywatne. Jeżeli więc przedsiębiorca w tym samym dniu kupi buty dla córki w zagranicznym sklepie internetowym i zapłaci za towar kontrahentowi w Szwecji (przy czym obie płatności będą się wiązały z przewalutowaniem transakcji) - trudno będzie mu na podstawie wyciągu wykazać, która z tych operacji miała charakter biznesowy.
Ułatwienia w rozliczeniach podatkowych
Firmowe konto pozwala na przejrzystsze prowadzenie ksiąg rachunkowych, ułatwia również sporządzanie deklaracji podatkowych i raportów finansowych. To zaś z kolei redukuje ryzyko błędów, które mogą prowadzić do problemów z urzędem skarbowym.
Kłopoty w razie egzekucji komorniczej
Warto wspomnieć o jeszcze jednym argumencie przemawiającym za rozdzieleniem konta osobistego od firmowego rachunku. Jak wiemy, w przypadku problemów ze spłatą zadłużenia komornik ma prawo zająć nam konto. O ile jednak rachunki osób fizycznych mają przywilej kwoty wolnej od zajęcia, o tyle rachunków firmowych ta zasada nie dotyczy.
Może więc się zdarzyć, iż na polecenie komornika bank odetnie Ci dostęp do wszystkich posiadanych środków, traktując ROR jako konto firmowe (zwłaszcza jeśli analiza przeprowadzanych transakcji wykaże, że wykorzystywałeś rachunek niezgodnie z regulaminem).
Dostęp do usług bankowych dla firm (np. kredyty, leasing, faktoring)
Warto jednak, poza wspomnianymi wyżej aspektami, wziąć pod uwagę także korzyści wynikające z posiadania konta firmowego. Tego typu rachunki oferują bowiem różne przydatne usługi, które mogą Ci ułatwić prowadzenie działalności gospodarczej.
Wśród dodatkowych rozwiązań dedykowanych firmom znajdują się np. ubezpieczenia zapewniające pomoc techniczną, drogową i medyczną, rachunki lokacyjne, pomocnicze, oszczędnościowe i walutowe (często prowadzone na preferencyjnych warunkach), leasing, faktoring, terminale płatnicze oraz bogata oferta produktów kredytowych.
Argumenty przeciwko posiadaniu oddzielnego konta firmowego
Niemniej osoby, które dopiero rozpoczynają przygodę z biznesem, mniejszą uwagę zwracają na udogodnienia oferowane przez banki, o wiele większą - na koszty związane z użytkowaniem rachunku.
Konta osobiste często mają niższe opłaty lub są całkowicie bezpłatne, podczas gdy konta firmowe mogą wiązać się z opłatami za prowadzenie rachunku, obsługę karty i przelewy. Z reguły klienci firmowi płacą też więcej za korzystanie z wpłatomatów oraz obcych bankomatów, wpłaty i wypłaty gotówkowe w kasie banków, przelewy w oddziale i przelewy natychmiastowe. Dla wielu osób - zwłaszcza mikroprzedsiębiorców oraz firm, które dopiero raczkują na rynku - jest to solidny argument przemawiający za kontem osobistym.
Na liście powodów, które decydują o posiadaniu wyłącznie indywidualnego rachunku, możemy również umieścić:
- łatwość zarządzania finansami w początkowej fazie działalności - dla nowych przedsiębiorców, którzy przeprowadzają ograniczoną liczbę transakcji, jedno konto bankowe może okazać się bardziej praktyczne. W takim przypadku nie ma konieczności zarządzania dwoma rachunkami ani rozdzielania środków.
- dodatkowe profity związane z kontem osobistym - taką dodatkową korzyścią może być np. oferta oszczędnościowa dedykowana klientom indywidualnym (znacznie lepsza niż w przypadku klientów firmowych), moneyback czy programy lojalnościowe. Osoby prowadzące działalność mogą chcieć korzystać z tych benefitów, co nie zawsze jest możliwe przy koncie firmowym.
Używanie konta osobistego w działalności gospodarczej - wady i zalety
Obecnie część osób prowadzących działalność gospodarczą nie musi posiadać firmowego rachunku bankowego. Aby opłacać należne świadczenia, przyjmować wpływy, odbierać nadpłaty podatków, ta grupa przedsiębiorców może posługiwać się kontem osobistym - znacznie tańszym niż firmowy rachunek (co stanowi jego największą zaletę).
Niemniej to rozwiązanie ma kilka istotnych minusów, z których warto zdawać sobie sprawę. Wystarczy, że kontrahenci będą opłacać faktury, korzystając z mechanizmu podzielonej płatności, a firma może mieć problemy z odbiorem należności (bo płatność zostanie przez bank odrzucona). Co więcej, mimowolnie wpędzi w kłopoty również swoich nabywców, którzy nie otrzymają z powrotem całej kwoty (część z niej trafi na ich rachunek VAT-owski i nie będzie mogła być wykorzystana w bieżącej działalności firmy).
To nie wszystko. Brak firmowego konta może utrudnić prowadzenie księgowości, skutkować bałaganem informacyjnym i rozluźnieniem dyscypliny finansowej. Może stać się też źródłem niepotrzebnych komplikacji w przypadku egzekucji komorniczej lub kontroli skarbowej.
Co zatem wybrać? Konto osobiste czy firmowy rachunek? Aby ułatwić Ci podjęcie decyzji, przygotowaliśmy poniższą tabelkę.
| Zalety | Wady |
|---|---|
| buduje wizerunek profesjonalnej firmy | jego założenie jest bardziej czasochłonne niż otwarcie konta osobistego |
| ułatwia kontrolę nad rozliczeniami | jest droższe w prowadzeniu niż rachunek osobisty |
| zapewnia lepszą przejrzystość w wydatkach | jest produktem bardziej złożonym w zarządzaniu |
| opłaty za prowadzenie można rozliczyć jako koszt prowadzenia działalności | powiązana z kontem oferta oszczędnościowa jest znacznie gorsza od oferty dla klientów indywidualnych |
| pozwala na uniknięcie wielu problemów w przypadku egzekucji komorniczej / kontroli skarbowej | |
| daje dostęp do produktów i usług dedykowanych przedsiębiorcom | |
| jest niezbędne, aby skorzystać z mechanizmu podzielonej płatności i białej listy podatników |
Podsumowanie
Być może czynnikiem, który powstrzymywał Cię do tej pory przed założeniem rachunku firmowego, była obawa przed wysokimi kosztami. Jest faktem, że w wielu bankach prowadzenie biznesowego konta jest znacznie droższe niż obsługa prywatnego ROR-u. Nie jest to jednak bezwzględną regułą – są również instytucje, które oferują naprawdę tanie rachunki z dostępem do wielu przydatnych funkcjonalności. Nie jesteś więc skazany na wysokie opłaty, wystarczy dobrze poszukać. Sprawdź nasz ranking kont firmowych i sam oceń poszczególne propozycje.
Ranking kont firmowych - grudzień 2024
-
Konto0 zł
-
Karta0 złMiesięczna opłata za kartę 0 zł
0 zł bezterminowo w ramach promocji (pod warunkiem wyrażenia i utrzymania zgód marketingowych)
-
Bankomaty0 złBankomaty 0 zł
0 zł bezterminowo w ramach promocji (pod warunkiem wyrażenia i utrzymania zgód marketingowych)
-
Przelew internetowy0 zł
-
Konto0 zł
-
Karta0 zł
-
Bankomaty0 zł / 6 złBankomaty 0 zł / 6 zł
- 0 zł - bankomaty Euronet
- 6 zł - pozostałe bankomaty
-
Przelew internetowy0 zł
-
Konto0 zł / 15 złMiesięczna opłata za prowadzenie rachunku
0 zł / 15 zł
opłaty unikniesz, jeśli:
- wykonasz przelew do ZUS/US LUB
- co miesiąc na rachunek wpłynie min. 2000 zł LUB
- zostanie rozliczona min. 1 transakcja z terminala wydanego przez bank
opłata nie jest naliczana również przez pierwsze 12 miesięcy dla firm, które działają krócej niż rok oraz organizacjom pożytku publicznego (bezwarunkowo)
-
Karta0 zł / 12 złMiesięczna opłata za kartę 0 zł / 12 zł
opłaty unikniesz, jeżeli wykonasz transakcje bezgotówkowe kartą na łączną kwotę min. 500 zł/mies.
-
Bankomaty0 zł / 2%, min. 5 złBankomaty 0 zł / 2%, min. 5 zł
- 0 zł - bankomaty własne banku i 2 pierwsze wypłaty z bankomatów obcych w miesiącu
- 2%, min. 5 zł - pozostałe wypłaty z bankomatów obcych
-
Przelew internetowy0 zł / 1,50 złZwykły przelew internetowy 0 zł / 1,50 zł
- 0 zł - przelewy wewnętrzne oraz pakiet 15 darmowych przelewów/zleceń stałych do innych banków w miesiącu
- 1,50 zł za przelewy poza pakietem
- 0 zł za przelewy w aplikacji PeoPay
Komentarze
(0)