Terminale płatnicze a Polski Ład 2022 r. Nowe przepisy, sporo niejasności

Przyjmujesz w swoim sklepie wyłącznie gotówkę? Musisz liczyć się z karą

Co jednak ze sprzedawcami, którzy zignorują nowe przepisy i nie zapewnią swoim klientom możliwości dokonywania płatności bezgotówkowej? Art. 87 ust. 6c ustawy VAT stanowi, że podatnikowi, który nie wywiąże się z nowego obowiązku, nie przysługuje zwrot różnicy podatku naliczonego w terminie przyspieszonym (25 dni) za okres rozliczeniowy obejmujący miesiąc, w którym stwierdzono naruszenie przepisów, oraz przez sześć kolejnych miesięcy. Również po stwierdzeniu naruszenia przepisów dotyczących instrumentów płatniczych podatnicy rozliczający się kwartalnie stracą tę możliwość na okres sześciu miesięcy.

Nie wszyscy przedsiębiorcy muszą mieć kasę fiskalną (a co za tym idzie - terminal)

Należy podkreślić, iż wymóg udostępnienia płatności bezgotówkowych nie dotyczy przedsiębiorców zwolnionych z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Tytułem przypomnienia - przymus rejestracji czynności handlowych został w Polsce wprowadzony w pierwszej połowie lat dziewięćdziesiątych. To wówczas ustawodawca nałożył na niektórych uczestników obrotu gospodarczego konieczność ewidencji podatku VAT.

Początkowo do nabycia kas fiskalnych zostali zobligowani jedynie sprzedawcy detaliczni oraz przedsiębiorcy działający w branży gastronomicznej, z czasem jednak obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej zaczął obejmować coraz większą grupę podatników, zaś kolejne ekipy rządzące – pod hasłem uszczelniania systemu podatkowego – systematycznie ograniczały zakres dopuszczalnych zwolnień.

Niemniej spora grupa podatników mogła - i nadal może - korzystać ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Ustawodawca wprowadził różne formy zwolnień - jednym z nich jest tzw. zwolnienie przedmiotowe zarezerwowane dla podmiotów działających w określonych branżach. Mówiąc innymi słowy, wykonywanie niektórych czynności oraz sprzedaż niektórych towarów i usług zwalnia przedsiębiorcę z obowiązku zainstalowania kasy. Pełną listę czynności, usług i towarów podlegających zwolnieniu zawiera rozporządzenie Ministra Finansów, które jest co roku aktualizowane.

Jednak najbardziej znaną i najczęściej wykorzystywaną preferencją podatkową jest zwolnienie podmiotowe związane z limitem obrotów. W 2022 r. oraz w 2023 r. mogą skorzystać z niego wszyscy podatnicy, których roczne obroty na rzecz osób fizycznych nie przekraczają 20 tys. złotych. Zasada ta dotyczy zarówno przedsiębiorców, którzy w danym roku podatkowym rozpoczęli działalność gospodarczą, jak i przedsiębiorców kontynuujących wcześniejsze zwolnienie.

Aby wyjaśnić, jak działa w praktyce powyższy przepis, warto posłużyć się konkretnym przykładem. Załóżmy, że pan Andrzej - świeżo upieczony właściciel firmy "Domowe Przetwory" - otworzył w styczniu 2022 r. stoisko targowe, na którym rozpoczął sprzedaż własnych wyrobów. Nie zainstalował kasy, gdyż doszedł do wniosku, iż w początkowym okresie sprzedaż będzie niewielka. Okazało się, że miał rację - w pierwszym roku podatkowym firma wykazała obroty w wysokości zaledwie 13 tys. (tak więc kasa fiskalna faktycznie nie była konieczna). W drugim roku działalności sprzedaż nadal się utrzymywała na dość niskim poziomie - w czerwcu 2023 obroty firmy wyniosły narastająco ponad 18 tysięcy zł. Niemniej we wrześniu i w październiku stoisko zanotowało rekordową liczbę klientów, a dzienne obroty skoczyły o ponad 300%. W efekcie firma przekroczyła dopuszczalny limit w listopadzie 2023 r., a pan Andrzej został zmuszony do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy fiskalnej (a tym samym - do przyjmowania płatności bezgotówkowych przy użyciu instrumentu płatniczego). Pan Andrzej stanął więc przed dylematem, czy zakupić terminal, czy skorzystać z alternatywnych rozwiązań, np. umożliwić swoim klientom płatność za pomocą Blika. Okazało się jednak, że bank, w którym posiada konto firmowe, nie oferuje takiej usługi i pan Andrzej zdecydował się na przeniesienie rachunku do konkurencyjnej instytucji.

Ważne! Nie wszystkie banki udostępniają odbieranie płatności Blik w ramach konta firmowego. Dlatego sprawdź, czy Twój rachunek daje taką możliwość - jeśli nie, nie zostawiaj wszystkiego na ostatnią chwilę i pomyśl o zmianie konta przed utratą zwolnienia podmiotowego.

Terminale płatnicze a obowiązek synchronizacji z kasą fiskalną

Kolejna nowa regulacja - obowiązek synchronizacji terminala z kasą fiskalną - wynika z treści art. 19a ust. 3 ustawy Prawo przedsiębiorców i wchodzi w życie 1 lipca 2022 r. Zgodnie z tym przepisem przedsiębiorca, który przyjmuje płatności bezgotówkowe przy użyciu terminala i jednocześnie ewidencjonuje sprzedaż przy zastosowaniu fiskalnej kasy online, będzie musiał zapewnić integrację obu tych urządzeń "zgodnie z wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących".

Podkreślmy w tym miejscu, że nowy obowiązek nie obejmie podatników, którzy prowadzą ewidencję sprzedaży za pomocą kas fiskalnych działających offline z papierowym i elektronicznym zapisem kopii (być może dlatego, że rozporządzenie techniczne dotyczące tych urządzeń nie przewiduje połączenia z terminalami płatniczymi. W praktyce wprowadzenie nowego wymogu zmusiłoby więc całą rzeszę sprzedawców do zakupu nowych POS-ów, co raczej nie spotkałoby się z powszechnym zadowoleniem).

Dodajmy jeszcze, że podatnik, który nie zapewni synchronizacji urządzeń, będzie musiał liczyć się z karą pieniężną. Grzywna za niewywiązanie się z obowiązku jest dotkliwa i wynosi 5 tys. złotych.

Terminale płatnicze w Polskim Ładzie - prawo do ulgi

Jednocześnie - zgodnie z zasadą "kija i marchewki" - prawodawca wprowadził ulgę dla podatników, którzy ponieśli wydatki na nabycie terminala płatniczego i obsługę transakcji płatniczych przeprowadzonych przy użyciu tego urządzenia (np. opłatę interchange, opłatę akceptanta, opłatę systemową, prowizję za dzierżawę POS-u). Co istotne, nowa preferencja przysługuje przedsiębiorcom opodatkowanym według skali podatkowej, podatkiem liniowym, a także ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Przedsiębiorca, który jest zwolniony z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kas rejestrujących, a mimo to zdecyduje się na zakup terminala, będzie mógł odliczyć od podstawy obliczenia podatku maksymalnie 2500 zł. U pozostałych podatników (czyli sprzedawców zobligowanych do stosowania kas fiskalnych) maksymalny limit odliczenia wynosi 1 000 zł.

Zwolnienie przysługiwać będzie w odniesieniu do wydatków poniesionych w roku podatkowym, w którym podatnik udostępnił płatności bezgotówkowe przy użyciu terminala i wydatków poniesionych w roku bezpośrednio po nim następującym. Oznacza to, że przedsiębiorca będzie mógł skorzystać z ulgi przez dwa lata podatkowe.

Nieco inny zakres odliczania wydatków został przewidziany dla tzw. "małych podatników", czyli przedsiębiorców, których przychód ze sprzedaży (wraz z należnym podatkiem od towarów i usług) nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty stanowiącej równowartość 2 mln euro. Sprzedawcy zaliczani do tej grupy mogą odliczyć 200% wydatków związanych z kupnem terminala i obsługą transakcji płatniczych przy jego użyciu, jednak nie więcej niż 2000 zł rocznie. Ponadto prawo do ulgi będzie im przysługiwało w każdym roku, w którym ponieśli taki wydatek.

Skorzystanie z ulgi nie wyklucza uwzględnienia wydatku w kosztach uzyskania przychodów, w tym także poprzez odpisy amortyzacyjne. Ma to przynieść przedsiębiorcom dodatkową korzyść i w pewnym stopniu zrekompensować koszt zakupu nowych urządzeń.

Pełna lista korzyści dla przedsiębiorców, którzy zdecydują się na zakup terminala, mimo iż obejmuje ich zwolnienie z kasy fiskalnej, przedstawia się więc następująco:

• w ramach Programu Polska Bezgotówkowa nie poniosą kosztów związanych z instalacją terminala płatniczego przez 5 miesięcy oraz obsługą płatności bezgotówkowych przez okres 5 miesięcy lub do osiągnięcia obrotu w wysokości 42 tys. zł,
•  będą mogli skorzystać z ulgi podatkowej na zakup urządzenia,
• obniżą wysokość podatku dochodowego dokonując amortyzacji terminala.

Sprawdź, czy Twój terminal da się zintegrować z kasą

Aby synchronizacja terminala z autonomiczną kasą online była możliwa, muszą zostać spełnione dwa warunki: oba urządzenia muszą działać w oparciu o protokół FROB (czyli protokół komunikacyjny opracowany przez Fundację Rozwoju Obrotu Bezgotówkowego) oraz posiadać kompatybilne interfejsy, umożliwiające integrację.

Obecnie protokół FROB jest obligatoryjnie wgrany w każdą dostępną na rynku kasę fiskalną. W przypadku wielu terminali jest inaczej - niektóre starsze modele mają zaimplementowane inne protokoły i co gorsza, nie da się ich przeprogramować. Jeśli ten problem dotyczy POS-ów zainstalowanych w Twojej firmie, będziesz musiał - niestety - zakupić nowe urządzenia.

Podsumowanie

Po przeanalizowaniu nowych przepisów łatwiej wymienić te grupy podatników, które nie muszą mieć terminali, niż te, które zobligowane są do posiadania tych urządzeń.

I tak, przedsiębiorcy objęci obowiązkiem przyjmowania płatności bezgotówkowych w miejscach faktycznego wykonywania działalności gospodarczej mogą zainstalować terminal, ale nie muszą, o ile udostępnią swoim klientom alternatywne rozwiązania umożliwiające przeprowadzenie płatności bezgotówkowych.

Posiadanie terminala jest też dobrowolne w przypadku sprzedawców zwolnionych z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Jednak ci podatnicy, którzy korzystają ze zwolnienia podmiotowego, muszą zachować czujność. Jeśli przekroczą dopuszczalny limit obrotów, obejmie ich obowiązek udostępnienia płatności bezgotówkowej.

Do zakupu terminala nie będą również zmuszeni posiadacze drukarek fiskalnych oraz kas fiskalnych działających offline. Także przedsiębiorcy, którzy przyjmują płatności bezgotówkowe przy użyciu terminala i jednocześnie ewidencjonują sprzedaż przy zastosowaniu fiskalnej kasy online, nie muszą kupować nowych POS-ów, pod warunkiem, że używane przez nich modele posiadają wgrany protokół FROB oraz interfejs umożliwiający integrację.

Reasumując, nowe przepisy w największym stopniu dotkną przedsiębiorców, którzy już teraz posiadają terminal, jednak nie da się go zintegrować z fiskalną kasą online. Będą oni zmuszeni do wymiany urządzeń, nawet jeśli obecne działają bez zarzutu, a za przedwczesne rozwiązanie umowy z dotychczasowym operatorem zapłacą wysoką karę.

Jeśli również i Ty stoisz przed taką perspektywą, sprawdź nasz ranking terminali płatniczych. Uwzględniliśmy w nim najciekawsze propozycje banków udostępniających to urządzenie i porównaliśmy wszystkie oferty pod kątem opłat i dodatkowych funkcjonalności (w tym możliwości integracji z kasami fiskalnymi online z wykorzystaniem protokołu FROB). Mamy nadzieję, że nasze zestawienie ułatwi Ci wybór terminala dostosowanego do nowych wymogów.