Wezwanie do zapłaty, czyli ostrzeżenie przed kłopotami

… i do dłużnika

Wezwanie do zapłaty możesz otrzymać, gdy nie będziesz regulował terminowo rat kredytowych, czynszu dla zarządcy budynku, opłat za media (prąd, gaz, telefon itp.), a także w wielu innych sytuacjach, gdy jesteś zobowiązany do uiszczenia określonej należności.

Nie powinieneś lekceważyć doręczonego Ci pisma. Co prawda pierwsze (zwane często monitem) będzie zapewne tylko delikatnym przypomnieniem o zaległości, ale każde kolejne może zawierać ostrzeżenie przed konkretnymi działaniami wierzyciela i możesz być pewien, że zostaną one podjęte. Narazi Cię to na dodatkowe kłopoty i koszty.

Dalsza część tekstu w dużej mierze adresowana jest do wierzyciela, ale informacje przydadzą się także Tobie. Nie po to, byś mógł doszukiwać się błędów walczącego o swoje pieniądze, ale byś miał świadomość konsekwencji braku reakcji na wezwania do zapłaty. Pamiętaj, że jeśli sprawa trafi do sądu, oceniany będzie całokształt Twojej postawy. Wszelkie uniki, opóźnianie zwrotu należności będą działały na Twoją niekorzyść.

Pod koniec artykułu znajdziesz cenne podpowiedzi, jak rozpoznać fałszywe wezwanie do zapłaty stanowiące próbę oszustwa.

Odzyskiwanie należności może trochę potrwać

Przepisy nie precyzują, ile razy wierzyciel musi się kontaktować z dłużnikiem, zanim zawnioskuje o postepowanie egzekucyjne. Będąc wierzycielem, powinieneś jednak wykazać się chęcią polubownego odzyskania należności, choć raz wezwać dłużnika do wywiązania się z zobowiązania.

Pozwoli Ci to uzyskać zwolnienie z kosztów sądowych, gdyby sprawa jednak trafiła do sądu. W przeciwnym wypadku dłużnik może argumentować, że uregulowałby dług, gdyby został do tego wezwany, a nie od razu stawiany przed obliczem Temidy. Krótko mówiąc, pokazanie, że szukałeś innego, pozasądowego rozwiązania, działa na Twoją korzyść.

Pamiętaj, by wszystkie swoje działania dokumentować poprzez pozostawienie sobie kopii wysłanego wezwania, zachowanie dowodu nadania przesyłki oraz otrzymanego z poczty potwierdzenia jej dostarczenia. Pełny obraz sytuacji będzie miał znaczenie, gdy przypomnienia i wezwania do zapłaty nie pomogą i sprawa trafi do sądu. Widząc Twoje starania oraz brak ich efektów, sędzia nie będzie miał wątpliwości co do konieczności wszczęcia postepowania egzekucyjnego.

Stopniowanie ostrzeżeń

Rozsądne jest przyjęcie zasady, że czas między kolejnymi wezwaniami powinien być coraz krótszy a zapowiadane dalsze działania w związku z brakiem uregulowania należności coraz bardziej stanowcze.

Odzyskiwanie przeterminowanych należności od dłużnika powinno zacząć się od przypomnienia mu o upłynięciu terminu płatności. Można to zrobić telefonicznie, poprzez e-mail, jak i pisemnie. Dobrze, by po takim kontakcie pozostał jakikolwiek ślad (choćby w historii połączeń), co będzie świadczyło, że starałeś się samodzielnie odzyskać pieniądze i nie spotkało się to z należną reakcją dłużnika.

Po przypomnieniu można przejść do wezwań. W pierwszym wystarczy wskazać datę, do której zobowiązanie winno być uregulowane, w drugim można zagrozić wpisaniem do rejestru dłużników, a w trzecim ostrzec o zamiarze skierowania sprawy do sądu z wnioskiem o wszczęcie egzekucji. Przepisy nie wskazują terminów, jakie wierzyciel ma wyznaczyć dłużnikowi na uregulowania zobowiązania. Prawnicy uważają, że wystarczy, gdy początkowo będzie to 14 dni, a później jedynie 7 dni od daty doręczenia pisma.

Nie ma przeszkód, byś po uzyskaniu sądowego nakazu zapłaty dał dłużnikowi jeszcze ostatnią szansę i wezwał go do uregulowania należności, zanim skierujesz sprawę do komornika. Może informacja o możliwości uniknięcia kosztów egzekucji komorniczej zmotywuje go w końcu do działania.

Wpisanie do rejestru dłużników możliwe jest po upływie min. 60 dni od daty wymagalności należności (np. raty kredytu, opłaty za media), ale nie wcześniej niż po 30 dniach od poinformowania dłużnika o takim zamiarze.

Kwota należności musi wynosić min. 200 zł (w przypadku osób fizycznych) lub przynajmniej 500 zł (w przypadku przedsiębiorców).

Wezwanie do zapłaty – wzór, a w zasadzie wytyczne

Przepisy prawa nie zawierają szczegółowych wytycznych co do zawartości pisma z wezwaniem do zapłaty. Oczywiste jest, że powinno być ono sporządzone w formie pisemnej i należy wskazać w nim, kto i do kogo je kieruje. Z logicznego punktu widzenia konieczne jest też określenie żądania (uregulowanie należności) oraz kwoty zaległości (z odsetkami za zwłokę, jeśli się ich domagasz) i okoliczności jej powstania (np. numer faktury lub zawartej umowy), wyznaczenie terminu i sposobu zapłaty (np. przelew, dostarczenie gotówki).

Zdaniem wielu prawników w wezwaniu do zapłaty winno się też znaleźć ostrzeżenie przed podjęciem dalszych kroków w celu doprowadzenia do odzyskania pieniędzy. Może to być tylko groźba wpisania do różnego rodzaju rejestrów dłużników (np. Krajowego Rejestru Długów, Biura Informacji Gospodarczej InfoMonitor), jak i skierowanie wniosku do sądu o wydanie nakazu zapłaty.

Dodajmy, że żądania zapłaty odsetek od przeterminowanej należności nie trzeba w żaden sposób motywować. Domaganie się tego jest możliwe także wtedy, gdy z tytułu opóźnienia płatności nie poniosłeś żadnych wymiernych szkód.

Wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie (zwłokę) oblicza się jako sumę stopy referencyjnej NBP i 5,5 p.p. Ich maksymalna wysokość nie może być wyższa niż dwukrotność tego wskaźnika.

Aktualnie (sierpień 2021 r.) odsetki ustawowe za opóźnienie wynoszą 5,6%, a ich maksymalna wysokość 11,2%.

Nieco inne zasady obowiązują przy obliczaniu odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych (wynikają one z ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Do stopy referencyjnej NBP należy dodać 8 p.p. (gdy dłużnikiem jest podmiot leczniczy) lub 10 p.p. (w przypadku innych przedsiębiorców).

Wezwanie do zapłaty należy wysłać na adres dłużnika listem poleconym, najlepiej ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, by mieć dowód, że doręczenie było skuteczne. Jeśli dłużnik nie odbierze pisma, a adres jest zgodny z danymi, którymi się posługiwał przy zamawianiu towaru czy usługi, to sąd może uznać, że jego działania były celowe, że działał w złej wierze.

Co oznacza przedsądowe wezwanie do zapłaty?

W bardzo wielu przypadkach widok wezwania do zapłaty i groźba podjęcia kroków prawnych w celu wyegzekwowania długu wywołują refleksję u dłużnika i spłaca on należność albo choć nawiązuje kontakt z wierzycielem i podejmuje poważne rozmowy na temat spłaty zobowiązania.

Niestety są też przypadki, gdy dłużnik nie reaguje na otrzymane pismo. Wtedy trzeba sformułować wezwanie przedsądowe do zapłaty, nazywane też ostatecznym. Jego treść nie musi się zbytnio różnić od wysłanego wcześniej pisma. Warto jednak opisać obszerniej okoliczności powstania zobowiązania, przypomnieć o podejmowanych próbach kontaktu i przesłanym wezwaniu do zapłaty.

Ma to znaczenie, gdyż dokument (jego kopię dobrze jest zachować w swoich aktach sprawy) będzie jednym z istotnych elementów oceny sytuacji, gdy zdecydujesz się na skierowanie do sądu pozwu o zapłatę.

W przedsądowym wezwaniu do zapłaty trzeba wyznaczyć ostateczny termin spłaty zadłużenia i wskazać, że po jego niedotrzymaniu wystąpimy na drogę sądową.

Podkreślmy raz jeszcze, że przepisy nie określają, ile razy należy kontaktować się z dłużnikiem. To zależy od postawy i cierpliwości wierzyciela. Ważne, by dłużnik choć raz został wezwany do uregulowania zobowiązania, gdyż nowelizacja Kodeksu postepowania cywilnego obowiązująca od 2016 r. wymaga, by przed skierowaniem sprawy do rozstrzygnięcia sądowego strony podjęły próbę jej polubownego załatwienia.

Jakie warunki musi spełniać skuteczne wezwanie do zapłaty?

Skuteczność wezwania do zapłaty nie zależy od wierzyciela, ale od chęci współpracy dłużnika. Należy więc raczej mówić o niezbędnych elementach wezwania do zapłaty, które powinny się w nim znaleźć, by kontrahent nie mógł się tłumaczyć w sądzie, że nie był pewien, z jakiego tytułu wysuwasz wobec niego roszczenia albo jakie są dokładnie Twoje oczekiwania, ile wynosi dług i odsetki, których się domagasz.

Zastosowanie się do poniższych wytycznych będzie działało na Twoją korzyść w oczach sądu. Pokaże, że rzetelnie informowałeś dłużnika o sytuacji, precyzyjnie formułowałeś swoje roszczenia i ostrzegałeś przed możliwymi konsekwencjami niezastosowania się do wezwania do uregulowania długu.

Nie ma przeszkód, by najważniejsze kwestie (np. termin spłaty należności, planowane dalsze działania windykacyjne) zapisać powiększoną lub pogrubioną czcionką, a nawet w kolorze. To elementy oddziałujące psychologicznie, które mogą uświadomić dłużnikowi powagę sytuacji.

Liczne analizy pokazują, że skuteczną motywacją do zwrotu długu jest zasygnalizowanie możliwości wpisania nierzetelnego kontrahenta na listę dłużników czy zapowiedź sprzedaży zobowiązania firmie windykacyjnej. Pierwsza opcja oznacza kłopoty z pozyskiwaniem zleceń, praktycznie brak możliwości zaciągnięcia kolejnego kredytu czy podpisania umów o wiele usług. Druga możliwość to bardziej stanowcze metody działań windykacyjnych, na dodatek znacznie droższych. Dla wielu dłużników to bardzo skuteczne motywatory do działania, uznania, że jednak są w stanie uregulować zobowiązanie.

Najważniejsze elementy treści przedsądowego wezwania do zapłaty:

• data i miejscowość przygotowania pisma, 
• dane dłużnika i wierzyciela, 
• opis okoliczności powstania wierzytelności (np. dostawa towaru, wykonanie usługi, zawarcie umowy pożyczki) i dotychczasowych prób jej wyegzekwowania, 
• określenie kwoty zaległości podstawowej oraz odsetek za zwłokę, 
• wskazanie daty, do kiedy zobowiązanie ma zostać uregulowane i sposobu dokonania płatności (w przypadku przelewu trzeba wskazać numer rachunku bankowego, na który mają zostać przesłane pieniądze), 
• określenie konsekwencji niewywiązania się ze spłaty należności, 
• wskazanie możliwości kontaktu w celu wyjaśnienia wątpliwości, zawarcia porozumienia o warunkach spłaty, 
• własnoręczny czytelny podpis wierzyciela. 

Kiedy wezwanie do zapłaty jest nieważne? Przedawnienie lub oszustwo

Czy możliwe jest uznanie, że wezwanie do zapłaty jest nieważne? Trzeba tu rozważyć dwa przypadki – przedawnienie roszczeń lub podejrzenie, że otrzymane pismo jest próbą oszustwa, wyłudzenia pieniędzy. Oszuści często liczą na to, że adresat przestraszy się zawartych w dokumencie poważnie brzmiących sformułowań i uiści wskazaną kwotę bez próby uzyskania wyjaśnień.

Na co zwrócić uwagę:

• czy podane są pełne dane wierzyciela, nie tylko nazwa firmy, ale i jej adres, 
• czy jest dokładne wskazanie podstawy żądania zapłaty, np. numer umowy, faktury, 
• czy są wskazane dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail), z których można skorzystać, chcąc wyjaśnić wątpliwości. 

Jeśli jesteś pewien, że masz zaległość, ale numer konta różni się od tego, na które na co dzień płacisz należności dla danego podmiotu lub podany rachunek jest inny od wskazanego w podpisanej umowie, to dobrze jest się skontaktować z nadawcą wezwania i upewnić się, czy pieniądze masz przelać właśnie na to konto.

Wracając do kwestii przedawnienia roszczeń, okres, po którym nie musisz już spłacać długu, uzależniony jest od tego, z jakiego tytułu powstało zadłużenie.

Okresy przedawnienia długu:

6 lat – długi spadkowe

5 lat – zobowiązania z tytułu podatku dochodowego i ZUS

3 lata – rata kredytu/pożyczki, zadłużenie karty kredytowej, podatek od nieruchomości, świadczenia cykliczne (np. czynsz, opłaty za prąd, gaz, telefon, internet), mandat karny

2 lata – należności z wystawionej faktury/umowy sprzedaży, umowy o dzieło/zlecenie, debetu na koncie

1 rok – mandat za jazdę bez biletu

Uwaga:

• okres przedawnienia liczy się od daty wystawienia mandatu/faktury, terminu płatności raty/spłaty karty kredytowej/podatku od nieruchomości lub rachunku za czynsz czy opłaty za świadczenia cykliczne. 
  W przypadku składek ZUS decydujące znaczenia ma data wymagalności danej składki (ta za kwiecień 2021 r. staje się wymagalna 10 maja 2021 r.), a odnośnie podatku dochodowego ostatni dzień roku, w którym należało zapłacić daninę (PIT za 2020 r. powinieneś zapłacić do 30 kwietnia 2021 r, więc zobowiązanie ulegnie przedawnieniu 31 grudnia 2026 r.). 
  Przy długach spadkowych termin liczy się od prawomocnego orzeczenia sądu. 
• proste liczenie okresu przedawnienia (od daty do daty) ma zastosowanie tylko w przypadku terminów krótszych niż 2 lata. W pozostałych przypadkach dług przedawnia się dopiero 31 grudnia roku, w którym upłynął termin przedawnienia. Przykład: termin przedawnienia mandatu wystawionego 1 maja 2021 r. nie skończy się 1 maja 2024 r., lecz 31 grudnia 2024 r. 
• bieg przedawnienia przerywa prośba dłużnika o rozłożenie długu na raty, gdyż jest to traktowane jako uznanie zadłużenia 
• nie ma podstaw prawnych do żądania przez dłużnika zwrotu spłaconego przez niego przedawnionego długu, jedyna droga to ugoda z wierzycielem. 

Jestem dłużnikiem i otrzymałem wezwanie do zapłaty – co robić?

W pierwszej kolejności powinieneś sprawdzić, czy podawana przez wierzyciela wysokość Twojego zadłużenia jest prawdziwa. Możesz to zrobić samodzielnie w oparciu o podpisaną z nim umowę, posiadane rachunki. Jeśli nie jest to możliwe, skontaktuj się z wierzycielem i zapytaj o szczegóły wysuwanych wobec Ciebie roszczeń. Zapewne najszybciej uzyskasz wyjaśnienia telefonicznie, ale jeśli będą one niewystarczające albo będziesz je kwestionował, skieruj do wierzyciela pismo i poproś o odpowiedź także na piśmie. W ten sposób będziesz miał dowód, że nie uchylałeś się od spłaty zobowiązania, że byłeś w kontakcie z wierzycielem.

W sytuacji, gdy zgadzasz się z roszczeniami, po prostu zapłać należność, prześlij dowód zapłaty do wierzyciela i upewnij się, że sprawa jest zamknięta. Gdybyś nie miał środków na uregulowanie długu, przekaż wierzycielowi, że uznajesz zobowiązanie, ale prosisz o przedłużenie terminu zapłaty lub rozłożenie zaległej kwoty na raty. Powinieneś zrobić to na piśmie, by móc w przyszłości udokumentować swoje działania, gotowość polubownego rozwiązania problemu.

Jednak zanim to zrobisz, sprawdź, czy nie upłynął termin przedawnienia. Zdarza się, że firmy windykacyjne występują z nieuprawnionymi roszczeniami, licząc na nieznajomość przepisów przez dłużnika.

Możliwe jest, że wystosowane przez wierzyciela wezwanie do zapłaty otrzymasz w chwili, gdy już uregulowałeś dług. Wówczas przedstaw dowód zapłaty i upewnij się, że nie są już wysuwane roszczenia wobec Ciebie. W wielu sytuacjach wystarczające jest spojrzenie na internetowe konto klienta i sprawdzenie, czy wpłata została zaksięgowana, czy saldo wzajemnych rozliczeń jest zerowe.

Powinieneś wiedzieć, że wierzyciel nie ma prawa wysuwać wobec Ciebie roszczeń, jeśli wynikają one z zastosowania zapisów umownych wymienionych w Rejestrze Klauzul Niedozwolonych. Wówczas, sam lub z pomocą prawnika, musisz zwrócić na to uwagę wierzycielowi i wskazać, że jego żądania nie mogą być egzekwowane.

Każdy krok jest ważny

Patrząc z perspektywy wierzyciela, odzyskiwanie należności nie jest na ogół łatwe i przyjemne. Dlatego dobrze jest już od pierwszego kontaktu z klientem zadbać o szczegóły, które będą miały znaczenie na etapie ewentualnego postępowania sądowego, np. sporządzić umowę zawierającą warunki sprzedaży/wykonania usługi i terminy płatności, w razie nieporozumień przesyłać korespondencję na piśmie (dopuszczalne są też kontakty online), jasno formułować oczekiwania i daty ich realizacji przez dłużnika.

Z kolei jako dłużnik powinieneś mieć świadomość, że Twoja postawa będzie ostatecznie oceniana przez sąd. Unikanie wierzyciela, niedotrzymywanie poczynionych z nim ustaleń, zadziała na Twoją niekorzyść, sprawi, że nie dostaniesz ostatniej szansy i wszczęte zostanie wobec Ciebie postępowanie egzekucyjne, które wiąże się ze znacznie wyższymi kosztami niż odsetki za zwłokę.